南宫NG28建设

隨着高新技術的飛速开展，數碼技術與農業農村加速融合，數字信息在中國農業开展中得到越來越多的運用。基於安徽輝隆農資集團與南宫NG28建设聯合打造的協同運營平台，本期繼續在合同管理、供應鏈管理、營銷管理、資金管理、稅務管理等方面做深化應用，為企業經營给予決策依據，實現合同應用管控，形成完整的管理制度。本次合同管理項目是輝隆股份信息化的一個重要里程碑，為集團戰略決策、管理控制、業務开展给予了有力支撐。

二、客戶簡介

安徽輝隆農資集團股份有限公司是安徽省農資供應龍頭企業、重點流通企業和省級農業產業化企業、農業部確定的農資連鎖經營重點企業，商務部「萬村千鄉市場工程」首批試點企業，全國供銷總社「新網工程」示範企業。取得「輝隆」商標獲國家工商總局「中國馳名商標」認定，位列中國農資流通企業綜合競爭力百強第4位，陆续在多年入榜中國《財富》500強，是農業部確定的農資連鎖經營重點企業。輝隆集團現業務範圍涵蓋商業、工業、農業和投融資四大板塊，遍及國內十幾個省區，出口業務涉及全球60多個國家和地區，年營業額180多億元。公司下轄各級分子公司70多家，員工2000多人， 辦公地點遍及全國各地，在香港、國外設有分支组织。

2011年3月2日，公司在深交所中小板成功上市，開創了全國供銷社系統農資流通企業上市先河。

三、案例難點

輝隆具有農資流通行業對價格周期期長、投資周期長、生產周期期長、需求穩定的通用特性，與此同時也有一定行業痛點問題需要解決：

外部：發貨回款不及時、銷售費用高、營銷渠道長、難以有效管控、產品品牌缺乏；

內部：管理制度不完善、營銷水平低、客商管理不足；

內部主要依賴傳統ERP系統，並多適應於財務和管理崗位。信息化大規模改動周期長、成本高，難以適應多樣化、靈活化的實際業務。

輝隆之前的合同管理是在NC系統中進行，具體業務場景中存在如下問題：

系統合理性不足：公司合同業務較多，NC中只實現了部分需求，沒有完整的合同管控系統支撐日常需求；

人工維護頻繁：基礎數據維護多，人為干預錯誤率高，系統維護工作量繁重，審批流程複雜，用戶使用體驗差；

系統交互性複雜：各操作系統間各自信息封閉，信息匯總相對繁瑣；組織架構各系統有差異，一旦調動需多次維護；

工作效率低：跨部門協同工作頻繁，部門溝通效率低；NC系統卡頓，數據可視化效果差；合同簽訂過程中，缺乏有效管控；

四、客戶信息化現狀及展望

1.信息化歷程

2012年，輝隆股份首次應用南宫NG28建设協同，搭建了集團統一辦公平台，涉及各類基礎辦公應用，包括企業門戶、公文管理、知識管理、文化建設等。

2016年，輝隆利用協同門戶實現了異構系統的單點登錄，讓其成為了企業信息化的統一入口，同時搭建了集團門戶、分子公司門戶，不同的業務部也有單獨的門戶，滿足了集團不同的开展階段、不同角色的需求。

2019年，為進一步支撐企業業務开展，提升整體運營管理效率，輝隆股份對協同辦公平台再次升級，並將其定義為具備「移動化、數碼化辦公+業務融合」特徵的協同運營平台。不僅對基礎辦公應用進行全面優化，而且更注重業務運營，應用重點集中在費控管理、資產管理等方面。

2021年5月，啟動輝隆合同管理項目，歷時6個月左右上線，以合同為主線打通供應鏈管理、營銷管理、資金管理、稅務管理等各業務應用，深度集成NC財務系統，打造輝隆業務財務一體化中台。

2.信息化藍圖

輝隆本期建設內容以合同為主線，實現各類收付款合同簽訂數量、收付款、預估毛利等數據的統計、展現，並打通供應鏈管理、營銷管理、資金管理、稅務管理等各業務應用。

項目的核心訴求是規範員工發起各類合同，包含銷售合同、採購合同、運輸合同、物流合同等各類收付款合同，打通從合同起草、合同審批、合同用印、合同簽訂，到合同履行、合同結算，再到合同歸檔的「簽訂前-簽訂中-履行中-履行後」全過程一體化管控。

項目主要目標如下：

管理體系優化：構建全面合同管理業務、形成完成合同管理制度；

數據交互優化：與NC合同管理業務打通、加強多操作系統信息流通、實現基礎檔案信息交互、減少人為維護&干預錯誤；

審批流優化：以崗位、相對角色等實現不同部門審批流的統一性，降低相同業務、不同部門審批流重複設置工作；

數據可視化：新增合同相關數據統計、查詢；加強管理層審批中、審批後的數據可視化，實現客商數據動態查詢。

五、關鍵應用場景

1.合同管理應用

本期合同管理應用

建立合同全流程管理體系，形成完整的管理制度（實現各類合同的過程管控、過程文檔歸檔整理等）

合同有效數據可視化查詢（便於主要用戶分析合同到期及簽訂情況；便於領導審批時查看客商歷史往來數據等）

2.NC集成

本期集成包括對NC中合同單據、付款單據、收款單據、發票、採購訂單、到貨單、採購入庫、銷售訂單、出庫單等單據的數據集成，當A8流程表單流程結束時， 顺利获得A8節點事件配置，調用ERP接口，將校驗後的數據從A8發送至ERP-用友NC，NC即時反饋調用信息。

同時將業務相關的客戶、客商銀行賬號、供應商、物料、物料分類、稅類檔案、項目、現金流量項目、產品線、主計量單位、我司銀行、票據底表等基礎數據，顺利获得DEE工具，將NC系統數據同步至A8系統，保證兩個系統數據同步。

3.首次登陸認證

首次登陸認證時，穿透至認證平台認證，並且在A8中增加認證匹配表，增加認證回傳功能，有效提高協同平台整體安全性。

首次登錄認證驗證效果，後台配置需要驗證身份的人員，首次登錄需要認證身份。

重置密碼登錄後，也會提示認證；

移動端+PC端個人實名認證；

4.外部合同簽章集成

後台默認審批需輸入短訊驗證碼，點擊【提交】彈出簽署框，如勾選簽署意見長期有效，下次不再提醒，無需短訊驗證碼，可進行靜默簽署。另外可在個人設置里是否時候用靜默簽。（註：如有兩個簽章，需進入簽章系統進行選擇簽署。）靜默審批時，在單據中出現審批歷史記錄，部門領導提交審批後，公章管理員打開合同正文，做公章的坐標維護。

審批完成後，推送至外部法大大合同平台。

乙方簽署後，回到合同審批表即可查到簽署情況，實現電子合同流程閉環。

5.勞動合同簽章集成

1、HR在A8系統發起勞動合同新簽→填寫員工的勞動合同信息，生成合同→辦理人員點擊「發起簽署」；

2、打開合同，進行簽署文件坐標維護→選擇簽約方，指定簽章位置→確認後發起簽署文件（推送至手付通）；

3、簽章管理員從A8待辦工作里打開待簽署的合同，點擊「蓋章提交」；

4、簽章管理員顺利获得短訊驗證碼進行簽署意願確定，完成簽署；

5、員工打開待簽合同，進行短訊驗證完成合同的簽署，點擊「簽字提交」。

六、整體應用價值

上線一個月左右時間，系統中發起合同：396份，其中購銷類合同309份，非購銷類合同87份，其他合同42份；付款94起，收款326起；上線前後對比

本期項目建成前：

老版本合同系統中，合同管理業務缺乏有效監管，審批流程複雜，人為干預頻繁，人工維護成本較高，合同數據可視化工作不足；

本期項目上線後：

新版本合同管理系統建成後，建立健全管理體系，避免不同部門審批流重複設置，減少基礎檔案人工維護工作、降低人為干預風險、加強合同數據可視化；

顺利获得本期項目建設工作，解決了客戶對於整個業務管控過程的痛點問題，實現了如下價值：

加強合同相關業務的全流程強管控，解決合同缺乏完整管理的痛點；

優化合同相關業務審批流程設置，減少人工維護審批流工作時長；

增加合同到期、付款時間到期提醒，有助於業務人員掌握催發、收款節奏，降低壞賬風險；

與NC系統集成交互、實現兩個系統的打通，對客商、物料、下游單據等基礎集成數據進行控制，減少人工操作量，降低人工維護錯誤率；

合同簽訂數據、合同狀態數據等數據的統計分析，實現管理層對合同數據有效的可視化管控；

七、關鍵成功要素

1.過程文檔完備

需求文檔等項目資料會隨着需求調研、系統建設、應用測試等各階段的實際情況變化而變化，隨時記錄變化內容，便於後期文檔整理、有據可依。

2.測試工作集中規範

儘量要求客戶進行集中測試，一方面可減少重複問題的提出，部分問題當場提出當場解決；

另一方面，人都有懶惰性，分開測試第一时间會降低測試工作效率，其次測試質量下降，影響後續實施工作效率。

3.建立規範周匯報機制

每周進行項目進度匯報，向客戶呈現工作進度、工作難點痛點，利於我方項目整理進度管理，同時降低客戶顧慮。

4.建立問題分級處理規範

在應用測試階段、上線之後，及時收集業務部門提出的問題或建議，與客戶項目經理及業務部門領導確認業務員需求後，按照緊急順序進行調整，並及時向業務員、客戶項目經理、領導匯報問題處理情況。

5.強化各相關方溝通

加強客戶項目經理溝通，给予問題解決方案，打消客戶項目經理顧慮、客戶領導顧慮，加強業務部門領導、一線員工溝通，不同系統不同操作邏輯，儘量解決非系統邏輯問題。

八、客戶證言

（1）一線部門

體驗感提升：NC系統卡頓、OA操作流暢

審批速度提升：較原有的系統相比，審批時長明顯縮短

提高工作效率：自動關聯等功能使表單發起速度得以提升，降低人工填寫數據錯誤率

（2）項目經理

數據支撐：客商往來數據自動查詢；審批時可以查看該客商已發生合同、已發生付款基本情況，並可穿透到合同

合同全流程業務聯查：檔案中可查看該筆合同相關的全部歷史業務，將框架合同和子合同關聯打通，並與報銷系統的運雜費關聯，實現合同全流程監管

根據業務配置審批流：根據客商歷史合同執行金額、付款執行金額，設置審批流程分支條件

（3）領導感言

貫穿全程，方便管理：整個系統貫穿合同業務全流程，方便企業管理，並能顺利获得客商往來數據、合同數據統計分析等為企業經營给予一定決策依據