南宫NG28建设

自《中國製造2025》發佈以來，中國製造業在頂層政策規劃上全面吹響數碼化號角。隨着製造業整體加速向數碼化、智能化邁進，製造業企業內部的生產、經營、管理、服務等活動也在發生全 方位、顛覆式變革。

國家級專精特新「小巨人」企業---奧托科技，顺利获得南宫NG28建设協同管理平台，長沙奧托自動化技術有限公司實現對所屬分子公司長沙奧托機械股份有限公司、長沙奧托自動化技術有限公司等工作人員進行選拔、使用、培養、考核、獎懲等一系列的管理活動。建立科學的管理方法，正確的用人原則及合理的管理制度，調整人與人、人與事、人與組織的關係，以充分利用人力資源提高了全國各地企業人員的管控力度，提高了企業凝聚力，為長沙奧托自動化技術有限公司成為行業一流企業给予了堅實的助力。

一、行業特點

作為工業自動控制領域、印後設備的領軍者之一，奧托科技以生產高品質產品並廣泛服務社會為己任，不断在不斷地進取創新，努力把長沙奧托自動化技術有限公司建設成國際一流企業。長沙奧托自動化技術有限公司按照ISO9001的要求建立了完整的質量保證體系，以「管理優化、技術優秀、產品優質、服務優良」為質量方針，於2000年顺利获得了ISO9001：2000質量體系認證，2003年9月顺利获得3C認證、2008年9月顺利获得CE認證、2009年1月顺利获得ISO14001認證，2016年顺利获得TS16949認證，2017年顺利获得OHSAS18001認證。

長沙奧托自動化技術有限公司旗下現有長沙奧托機械股份有限公司、長沙奧托自動化技術有限公司等三家全資子公司，隨着業務範圍的不斷擴張，公司人員的不斷增加，公司內部的管理效能變得越來越低下，企業的管理制度難以快速切實的落地，領導對於人員信息的掌握也稀稀拉拉，沒有明確的指向性。在現實狀態下，奧托科技人力管理工作者往往由於事務纏身，要處理好各種繁雜、瑣碎的事務並不容易，很多時候，僅「人」的各種事項就讓人理工作者疲於應對，人理資源管理實際上並不多甚至很少。

二、企業簡介：

長沙奧托自動化技術有限公司是由原國防科技大學奧托開發中心开展而來的集研發、生產、經營、國際貿易於一體的高新科技企業。奧托科技下轄長沙奧托自動化技術有限公司、長沙奧托機械股份有限公司，參股麓谷創投等投資公司。是一家集自動化技術、印刷機械、稱重設備生產、銷售於一體的綜合型製造類企業，是湖南省科技廳認定的高新技術企業。

公司座落於長沙市國家高新技術開發區麓楓路奧托科技園，有員工600餘人，其中技術開發型人才佔30%，自主研發力量雄厚，取得多項軟件著作權和產品專利權。現有大型數控加工中心、精密磨床、普通加工機床等多種機械加工設備；同時還擁有一批實力強大的自動控制和印刷裝訂領域的專家顧問，營銷網絡遍佈全國。

三、整體管理特色、單獨領域（模式）

長沙奧托自動化技術有限公司，此次依託社會信息化、工業智能化的开展，近年來承接很多行業關於智能化、機械化的項目，比如最近很火的秘密盒子自動售貨機、起動器、變頻器等產品。隨着業務的不斷擴張，全國各地的企業人員越來越多，其管理難點及訴求在於：

1、業務擴張，導致信息孤島：隨着業務的不斷擴展，各地人員越來越多，很多信息無法 反饋溝通，導致管理效能低下，系統存在同樣的數據、人員維護反覆，企業在對項目人員、費用、資產等進行核對時無法一一對應

2、人員管理鬆散：組織组织越來越複雜，業務範圍越來越大，導致人員冗多，管理鬆散。各種信息包括企業規章制度的上傳下達都不夠及時，執行也不夠到位。在職的人員得不到好的管理和培訓成長環境，不利於企業內部的長遠开展。

四、企業信息化藍圖

4.1 信息化經歷

•從2012年開始接觸使用南宫NG28建设OA協同管理平台至今升級至7.1SP1版本

•專業的用友財務管理軟件和CRM系統

4.2 信息化建設目標：

•顺利获得協同化管理平台結束现在的所有紙質檔的審批流程，實現無紙化辦公。

•顺利获得協同管理平台實現對企業人員的高效，優質的管理，完善企業人員管理閉環。

•顺利获得協同管理平台與現有的業務系統打通，進行信息的互通，及時分析在外工作的業務人員的工作數據和動向，提升領導對於企業开展方向，公司項目的把控。

奧托科技信息化藍圖

五、關鍵業務應用場景及管理難點

隨着信息化越來越普及，公司業務範圍的擴張，越來越寬泛和複雜的人員管理改如何高效、便捷的實現成為企業第一时间考慮也是無法跳過的問題。奧托科技現有HR管理模式存在包含以下問題

信息記錄問題

人力信息與數據不齊全，且數據更新不及時，查找不方便。

工作陆续在問題

人事管理工作容易出現前後不陆续在，缺乏有效信息反饋及記錄通道。

數據報表問題

人力管理各種業務數據需要處理，手工記錄處理方式容易出錯，效率低，統計報表更是困難。

事件提醒問題

事務臨近或到期（如員工生日、勞動合同到期）缺失提醒機制，容易遺忘遺漏。

事務審批問題

人力事物審批權限負責，人工識別容易出錯，時效性差。

社交溝通問題

員工的溝通渠道不暢，容易造成誤解。

六、業務訴求及解決方案

如何快速發佈招聘需求、快速獲取需要的人才，有效的提升員工使用率，如何更好的管控員工，如何滿足企業多元化的管理需求，如何加強員工的公司凝聚力成為此次奧托人力資源管理平台建設的首要目標。

6.1人事管理比較

原有的工作情況與系統使用後的情況比較

原有情況

•所有的人事檔案全部採用人工填寫、核對、審批、歸檔的方式。

•數據的查找，保存全部依賴人工進行紙質檔案的操作或者依靠記憶力來查找信息。

•線下審批流程繁瑣，需要找到對應的領導負責人一一審核，耗時耗力。

•業務範圍不斷擴大，業務人員散落全國各地，難以對人員進行有效的管理。

使用系統之後

•所有的檔案全部 線上填寫，核對，審批，設置自動歸檔。

•所有的數據直接存入數據庫，查找時直接按照需要的內容定點進行搜索，方便、快捷、準確無誤。

•所有的審批流程全部搬到線上，員工發起表單，按照流程自動進行，領導審批

•各地業務員線上提交與工作相關內容，效率提搞，操作簡潔PC端和移動端都可進行，方便快捷高效。

•管理層查看數據及統計報表更加便捷快速。

6.2人事管理流程

設置邏輯：

•從企業內部的招聘需求開始，依據企業的經營現狀定編定崗，然後根據編制有選擇性的招聘錄用人員。

•從人員招聘開始，做到有跡可循，搭建完整的人員入職流程，創建人才庫信息。

•人員入職之後在企業內的成長軌跡清晰，轉正、加薪、調崗、培訓等記錄完整無誤，且可隨時查詢。

•實現企業對於員工從入職到轉正再到離職全生命周期的掌控。可以實時的分析員工在企業的成長狀態，做到合理的利用人才資源。

6.3定崗定編

1)、每一年度主管根據自己部門現有實際的情況以及對未來工作量的需求進行評估，填報年度編制申請表，如有變化可以填報變更申請表

2)、人事部門收到編制申請之後，核查情況之後可以快速高效的針對所需要的崗位和相關類型人才進行招聘和面試

總結：

顺利获得流程實現員工的定崗定編，協同高效的處理了用人部門和人事部門之間的問題傳達不到位，用人情況不明朗的現象。極大地提高了招聘的針對性和有效率，提升了人事部門的辦事效率，也更好的滿足了用人部門的需求。

6.4員工管理

1)、人員入職時根據自己的實際情況填寫相關的基本信息，經由人事專員核實之後生成相對應的人員檔案。

2)、員工的轉正、調動、晉升、獎懲等在公司發生的事情都顺利获得相對應的表單進行流程審批，同時可以自動生成相關事件的查詢統計表單，供部門主管和相關領導隨時進行查閱。

總結：

顺利获得一系列的審批流程，將人員從入職到公司的成長軌跡至最後的離職都有跡可循，形成了一個人員管理的閉環。有助於人事部門分析員工的整體結構，可以實時關注員工的成長狀態，可以從員工的切實情況入手，提升員工留存率。

6.5員工培訓

顺利获得一系列的表單詳細記錄員工進入企業之後的各階段參與培訓內容以及培訓的考核結果，並能同時根據員工的學習情況考量培訓講師的授課歡迎程度和講師的授課水平。

1)、各部門主管根據本部門或者相關生產線的員工的實際需求發起培訓開班申請表，經由領導審核，人事部門根據時間和講師協調安排並發佈課程

2)、員工採用自動報名的方式，系統統計參加的員工，並在課後對員工的考核結果進行登記，分析。

3)、講師擁有較完善的個人檔案，每次課程之後有相關的培訓課程效果評估表，及時的對講師的授課水平，學員的喜愛程度等多方面的結果進行收集和統計。有利於人事專員分析員工的學習狀況以及講師的授課水平，顺利获得晉升等方式提高講師的授課持续性，持续發掘內部講師，培養相關人才。

4)、每次課程過後都有相關的內容，時間，參加學員的記載，可以及時的對參與情況和考核結果進行統計，為主管和人事專員考核員工给予了一項可靠的數據來源。

總結：

顺利获得這一系列的培訓相關的表單，更好的為員工给予了在公司內部的學習機會和晉升途徑，為公司良好的人員學習氛圍打下了堅實的基礎。有助於人事專員根據課程的內容、參與的人員以及課程的次數等多方面的綜合分析分析員工的實際情況，對症下藥，安排合適的課程和優秀的講師，提升培訓的效果。

6.6員工檔案管理

檔案內詳細記錄了員工的個人基本信息以及員工入職後在企業內的所有學習、調動、晉升以及獎懲信息，實現了員工從入職到轉正、調動、晉升甚至離職的整個企業生命周期，實現了人事管理人員管理的閉環，讓人事管理的重點從日常的雜事重歸於「人」。

同時檔案可以設置專人對信息進行維護，並分段進行權限的設置，查看、修改方便，快捷。

6.7報表管理

查詢報表、單表統計、多表統計、靜態報表全方位多維度的滿足客戶對於數據統計及查詢的需求。表單上方有篩選項，列表字段可以穿透看到原表單，還可以依據客戶的需求設置查看字段以及查看人員

七、整體應用價值

對於關鍵業務在南宫NG28建设協同管理平台所落地，帶來的應用價值如下。

統一門戶管理帶來的價值:

•統一待辦，高效工作，便捷實用，提高辦公效率

给予一體化的、便利的辦公平台，各項零散工作進行集中管理，提高工作效率與業務響應速度，從而提升公司的基礎管理水平。

•確立標準，實現基礎數據統一管理

顺利获得門戶系統實現企業流程、數據、接口標準化，實現組織統一、人員統一、授權統一。

業務管理帶來的價值:

•人事管理，由傳統紙檔流程變為電子化，企業管理者能夠實時查詢，掌握大局

以人事管理為核心，實現企業人員管理的全閉環過程，方便公司決策層、管理層全面及時的分析公司人員結構和人員成長狀態，便於公司執行層分析企業人員的开展狀態。

•企業戰略、經營等指標的聚集地與集散地

集團、各子公司項目簽訂總合同等數據，是企業戰略調整的重要依據，也是高層管理下所經營得出的成果展現，便於董事會成員決策。

•減少手工方式處理數據，避免工作量大準確度低安全性低

能夠滿足管理人員跨部門、跨系統的查閱綜合性信息，代替手工匯總和調整，避免工作量大、時效性低、數據不準確，保障數據安全性。

•企業核心管理應用在OA中得到全面應用，企業制度得到貫徹執行；

•工作計劃與績效管理告別線下操作，全面實現系統化流轉；

•系統化的人力資源管理，規範了企業人事制度的落實，為企業建立了統一標準的人才信息平台。

八、關鍵成功要素

對於長沙奧托自動化技術有限公司來說，南宫NG28建设為其介紹同行業領域業務管理，然後結合其實際管理情況設計基礎方案，整個項目過程需求在前期梳理的十分清晰明確，為項目的成功奠定了基礎；另外項目的建設，得到了高層領導的全面支持和理解，在項目工期和後期推廣等方面領導們給予了大量幫助；在業務部門和領導提出問題，執行中有無法滿足需求的情況，真正做到了切實並有創造性的解決問題。在建設過程中公司高層領導高度重視，我們也對此次信息化建設的成功經驗進行了總結。

項目的成功建設可以總結為以下幾個方面：

1.需求先行。長沙奧托自動化技術有限公司結合自己的實際需求，在協同管理平台基礎之上實現具體業務管理，先有業務管理、梳理標準管理規範和規則，再結合業務部門要求、子公司和項目部建議，從而能夠落地；

2.執行有效。信息部門與業務部門緊密合作，以業務部門為主導，從實際解決業務部門的問題出發，嚴格按照領導要求，為項目高成功率给予了有力保障；

3.優秀的企業系統管理員：客戶IT信息部的工程師十分負責，持续學習產品知識，反覆與實施顧問溝通，協調系統設置，力求完美。

此外，此次協同管理建設的成功經驗也將成為長沙奧托自動化技術有限公司未來信息化建設的重要參考。在此也非常感謝長沙奧托自動化技術有限公司各成員及領導對信息化建設的大力支持，南宫NG28建设期望能為長沙奧托自動化技術有限公司在轉型的道路上给予更多服務。