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麗江大港商貿：OA網絡辦公系統，快樂協同

麗江大港是集鋼材貿易、鋼筋加工、倉儲、融資擔保、房地產、酒店等多元化經營的企業，在昆明、安寧、大理、麗江及省外多地都設有分支组织。

2005年10月1日，麗江大港貿易有限公司投資，由享譽中外的著名設計師廣州莫伯治建築師事務所按白金五星標準精心設計，座落於麗江市主幹道——香格里大道的麗江大港旺寶國際飯店試營業。飯店一期工程投入運營客房及套房435間，房間面積超過45平方米，室內設計雅致，設備齊全，可透過寬敞明亮的窗戶，眺望神奇雄偉的玉龍雪山，盡情享受大自然的神韻。飯店便捷的交通、舒適的環境，是商務會議或休閒旅遊的最佳選擇。

實施協同辦公的背景情況

* 總部與各公司之間、飯店各部門之間實現網上審批，不再使用傳統的傳真方式或飯店常用的文員跑單方式，真正實現了無紙化辦公，節約了紙張、辦公設備耗材及通訊費用。

* 新聞、公告及通知實現網上及時發佈。

* 公司及部門等公用信息在電子資料庫形成共享。

一：實施協同辦公平台目標

統一辦公平台

* 待辦事項提示，重要事項跟蹤。

* 事件處理進度查詢。

* 工作計劃、日程安排。

工作流程管理

* 固化制度的流程，規範管理，不能跨越流程審批。

* 個人事務的流程實現自定義

* 所有流程圖形化，直觀方便

數碼化辦公

* 實現遠程審批和移動辦公

* 無紙化辦公，節約費用。

* 建立電子檔案，知識積累與共享

互聯互通

* 顺利获得授權管理，所屬各單位可以與公司總部在統一的平台下協同辦公

* 為實現與集團辦公系統互通给予支持平台，滿足電子文件傳遞需求。

二：實施應用成果

固化制度流程

* 大量辦公事務顺利获得模板固化（包括個人常用事務），有效提高公司辦公的規範性

* 網絡資源、通信技術得到充分利用，大大提高了工作效率（待辦事項短訊提醒 ，互聯網遠程辦公）

工作透明化

問題：部門工作和個人工作安排時常發生衝突，工作安排、工作進度主要依靠口頭或書面進行研讨，容易出現「忙中出錯」、「顧此失彼」的現象……

實施後：部門工作和個人工作安排的井井有條且工作安排、工作進度全部信息化管理。

提高項目管理能力

問題：

1.以往項目管理注重項目的結果管理和指標管理，對項目過程缺少監督；

2，僅僅責任人員對項目情況分析全面，其他參與人員只分析自己的一部分，缺乏項目的大局觀；

3.責任人和責任部門協調工作量大，項目人員變化對項目影響大。

實施後：

1.所有項目文檔及時記錄在服務器中，相關人員可以隨時查詢；

2.新加入人員可以分析項目的所有信息。

統一的文檔管理

問題：

1.公司沒有統一的電子資料庫，許多資料在員工個人手中；

2.人員崗位變更、調動頻繁，容易造成資料缺失；

3.重要資料保存在個人電腦或其他電子介質中，容易丟失或泄密

實施後：

協同文檔管理，使公司所有文檔能夠實現分類和授權管理，公司寶貴的知識和經驗能夠得到積累和共享，為員工给予個在線學習的平台

使用價值

* 從今年1月份開始實施後，已取締原有的傳真、電話請示等審批方式，各公司各部門的所有審批都已實現網上完成即使不在辦公室，只要具備上網條件，都可輕鬆處理工作事務。

* 實現公文的網上處理。

* 整個審批過程快速、高效，不再發生越級審批；審批意見透明。

* 審批後的資料查詢方便。

麗江大港旺寶國際飯店的實施略晚，是從今年8月份開始全面實施的。现在，飯店已部分使用了協同辦公，在付款審批、公文流轉上，徹底改變了以往文員跑單的方式。

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