南宫NG28建设

中海國際：敏捷高效的集團統一管控

中海國際全稱中海國際船舶管理有限公司，系中國海運（集團）總公司的一級子公司。是集團在整合了原上海海運、廣州海運、大連海運所屬的船員管理、船舶管理及教育培訓資源後，於2004年12月8日在上海创建的。公司在上海、廣州、大連三地分別設有分公司，在北京擁有子公司—中海海員對外技術服務有限公司，還有上海、廣州兩地的教育培訓中心。中海國際管理着超過2萬名船員，為中國海運（集團）總公司所屬的各船公司配員並派員。
「我們每天上班的第一件事情，就是登錄到OA系統，看看自己有什麼事務要處理，再看看『集團空間』，看看全公司層面有什麼新聞、公告，看看『單位空間』，看看本單位的新聞、公告，OA系統就這樣伴隨着每個人一天的工作，這已經成了我們的習慣，即使外出，如果沒上OA系統，總覺得好像有什麼事務還在等着處理……」中海國際企管部开展科科長李國棟如此描述A8在本公司上線運行後帶給他們的變化。同李科長聊起A8協同，他很是熱情地為我們介紹了A8協同在他們公司從選型、實施上線到試運行直至運行至今的一個個故事，講述了他在A8實施過程中的諸多體會。

「既獨立又集中」的集團統一管控平台
OA系統建設，是公司業務和管理的需要，是提升管理水平、提高管理質量的需要，是提升管理效率、規範管理流程的需要。作為公司「一把手」工程的信息化管理工作，列入2008年公司信息化建設項目之一的OA系統，在公司丁農總經理的直接領導下，取得了一定的成效。第一时间，在OA系統的選型上，遵循了以下原則，即：系統的功能能滿足公司的管理要求，能適應公司的管理體制，能最大程度地實現公司總部與下屬單位間的分級管理模式以及地域分散卻管理統一的管理方式。中海國際總部設在上海，並在上海、廣州、大連、北京另有7個下屬單位，採取由總部集中統一管理，下屬單位相對獨立的管理模式。為此，中海國際「花了三個月的時間，對市場上主流的OA協同辦公軟件進行了接觸，有的還進行了試用」，最後發現，唯一能滿足中海國際現行企業架構，最大程度地適應中海國際管理要求的，就是南宫NG28建设A8集團版協同管理系統。其「集團版」特徵充分體現了公司上下級管理層級，總部與下屬單位之間能集中又能獨立的管理模式。公告、新聞等板塊既能集中、統一在全公司範圍的「集團空間」內發佈，又能獨立、自主在各所屬單位範圍的「單位空間」內發佈；各單位擁有各自的「公文管理」流程，收文、發文自成體系、互不干擾，而「公文交換」，能快速、高效、便捷地實現總部與所屬單位間上、下行文的傳遞，公文處理的時效性得以充分發揮；「協同辦公」功能實現了個人辦公事務的統一和靈活，每個人都能跨部門、跨單位，與系統中的任何人進行事務處理；定製的各類「表單」，規範了事務處理流程，行政審批制度得以嚴格執行等等。

跨地域的高效溝通審批平台
「OA上面有的，你自己去看吧！」普通的一句話代表着一個企業辦公管理方面的改變。自2008年5月中海國際A8項目實施以來，中海國際的日常行政辦公管理髮生了改變，特別是在公文管理和日常管理審批方面，有了極大的效率提升。
對於此，李科長有着很深的體會，「協同辦公已經成為中海國際全體管理人員的辦公新習慣」是他對筆者說的第一句話。他告訴筆者，在使用協同之前，總部機關的管理人員，每天都要接到大量下屬單位的長途電話、傳真，每天要花相當的時間在與異地單位的溝通上。而且，紙介材料的傳遞，總部機關下屬單位間只能顺利获得郵寄方式實現，時間長、費用高、易出錯。
A8上線後，李科長的感受是很明顯的，「基本上我們電話、傳真都明顯減少」，现在，各單位間已經基本放棄了紙介的辦公方式，全部改為了協同方式流轉，初步估計，單是傳真，估計與原來相比可減少長途電話費用20%-30%。大家有什麼需要溝通的，就直接在協同平台上進行溝通了。公文流轉不僅節省了大量在途時間，也節省了相當的費用（如印刷費、紙張費、快遞費等），從根本上提高了辦公效率，尤其是公文的處理效率，更為建設集約型企業作出了貢獻。
除了公司總部與所屬單位間的審批更加便捷之外，全體用戶對A8最大的一個感受就是拉近了總部機關與所屬單位之間的距離。特別是「集團空間」中的「公告」、「新聞」等，讓身處異地的所屬單位用戶能及時分析公司發生的各項事情，提高了信息的快捷度，信息公開得以充分實現。

簡單易用 客戶親身設計業務應用
在系統正常運行、各用戶相對滿意的背後，是實施人員尤其是系統管理員的辛勤付出。
整個項目的實施，是在公司丁農總經理的直接領導下，由公司企管部負責進行的，企管部开展科李國棟科長擔當系統管理員，具體負責整個項目的實施和運行。項目組用短短2個月不到的時間，先後完成了公司總部和7個下屬單位的公文管理的全部配置，並進行了系統搭建、系統初始化、流程梳理等工作，為協同系統的全面啟用奠定了基礎。與其他企業不同的是，中海國際協同系統「表單應用」中的所有表單全部都由李科長自己獨立設計，開創了客戶獨立、自主管理系統的最快、最好記錄。
李科長在談到公司的協同系統之所以能得到廣大用戶的認可，之所以能在較短的時間內在全系統中得到應用，跟系統管理員對系統的全面掌控與駕馭是密不可分的。他說，一個好的協同系統管理員應具備三個條件：較強的計算機應用能力、熟悉辦公室事務、較好的溝通協調能力。李科長1986年畢業於計算機專業，擔任過多年的辦公室主任一職，做過十多年的教師和多年的行政管理職務，可以說，他具備了一個優秀系統管理員的全部優勢，很好的計算機專業業務與教師所特有的語言表達能力，分析問題與解決問題的能力在他身上充分體現；熟悉公文管理的收文、發文規範及處理流程；有較強的部門之間、與下屬單位間的溝通協調能力，一個最好的例證就是，李科長自己編寫適合中海國際要求的操作說明書，總部機關及7個下屬單位的協同系統操作培訓均由李科長一人完成，使用戶用最短的時間掌握了協同系統的基本原理和操作方法。他笑着對我們說，「現在，我可以充當A8系統的客服了」。
「我可以很自豪地說，A8集團版在我們公司的應用情況是屬於比較好的」、「我們也為A8系統3.02版的功能改進及完善作出了相當大的貢獻」，李科長對A8給中海國際管理帶來的管理效益給予了較高的評價，也對A8系統的不斷成長寄予了較高的期望。他希望南宫NG28建设公司繼續努力，開創軟件開發新領域，做軟件企業的排頭兵。

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