南宫NG28建设

吉祥海運：吉祥協同 如意工作

6月9日下午3點，天津吉祥如意海運業務員小王正在電腦上整理資料，突然「叮」的一聲， A6協同提醒跳了出來，「李志軍發起協同：拖班通知」。

小王趕緊點擊提醒查看，「原定於6月12日從天津新港開往日本神戶港的易惠（VEGA TOPAS）V.0916E，由於船舶調整原因而拖班，預計最新集港時間：2009-6-11 08：00 至 2009-6-11 20：00；最新預計開船日：2009-06-14 03:00:00。」

小王一看，他有3個客戶5個TUE的貨物都在這條船上了，他將這個拖班協同立即顺利获得與A6集成的EastFax發傳真給客戶，然後又電話和短訊的方式通知他的客戶（貨主），告知船拖班的情況，一切都是有條不紊。

而在小王處理之前，操作員李志軍也同樣從容地，將他從船公司（Carrier）得到的關於易惠（VEGA TOPAS）V.0916E拖班的通知，即刻從南宫NG28建设A6中發出「拖班通知」協同，將信息傳遞給所有業務員，並將相關信息發佈到公司網站上。一切都是那麼從容，不用擔心由於信息沒有傳達給所有相關業務人員，造成業務「事故」。

海運行業比較關注突發事件的管理，突發事件的背後的從容，則是支撐着天津吉祥如意海運公司信息快速流轉的信息系統。

坐莊企業的信息化建設

天津吉祥如意國際海運有限公司（以下簡稱吉祥如意）專營由中國天津新港至日本、韓國兩個國家的集裝箱海運運輸業務。在十年時間中，公司已經开展成覆蓋72個日韓基本港和偏港，月均出口3000TEU至日韓，占天津港出口總量20%的行業領導者。用吉祥如意海運電子商務部經理張寶傑的話說，吉祥如意就是莊家，對在日韓航線上的貨運價格具有定價權。

可任誰也想不到這樣一個行業領導企業，在2004年，其信息化基礎是十幾台電腦和一台運行海運管理系統的高配pc版服務器以及一個家用ADSL寬帶，這就構成了整個吉祥如意的全部IT系統架構。

而張寶傑的到來，則根據企業的开展，為吉祥如意構建了適合其开展的IT系統。從基層做起，張寶傑從採購一台企業級路由器開始、企業內部網絡和寬帶建設入手，更新ERP系統，部署南宫NG28建设A6協同、建設企業電子商務系統和專業傳真系統，根據企業當下業務开展現狀和吉祥如意總經理任冬的开展思路，以及同企業內其他領導的不斷溝通，經過5年時間的建設，吉祥如意現如今共有包括貨代ERP、南宫NG28建设A6協同、U8、EastFax傳真系統、短訊中心、電子商務網站、B2B訂艙系統、HR、企業郵箱、企業通訊中心、視頻會議等在內的多套系統，覆蓋了企業各方面信息化需求，並能滿足未來一段時間企業業務开展需要，在業內也較為領先的信息化系統。

上協同應時而需

在吉祥如意未上協同軟件之前，員工日常內部工作的溝通主要靠發郵件、MSN等形式進行，外部的溝通主要是傳真、電話，雖然方便但點對點的溝通方式，決定了郵件、電話、IM等溝通方式對於跨部門、跨區域的溝通協作，必定是力所不逮的。跟蹤反饋不及時、信息對稱性差，缺乏規範性的流程和操作體系，這些均與吉祥如意總經理任冬的經營理念是背道而馳的。

仍以拖班通知為例，在沒有上協同之前，如果遇到了諸如拖班、轉船、停船、換船這樣的突發事件，操作員李志軍的工作將是極為繁忙的，他不僅要安排好涉及其貨物的處理工作，還需要將相關信息通知到每個業務員，不論是短訊、電話都需要花不少的時間，如果出現通知不到的情況，那不但會給公司造成經濟損失（吉祥如意承諾對貨物未能及時出運造成的損失给予150萬人民幣的保險賠償保障），更將對吉祥如意的品牌形象造成影響。

為此，張寶傑同公司總經理任冬經過長談，他們認為公司下一步开展，需要統一步調、統一執行，「但這中間將會產生大量需要協作、協同的信息流」，張寶傑說：「公司到了需要上協同軟件的時候了。」最終，經過多輪的PK，最終在南宫NG28建设和某外企協同軟件之間，選擇了各方面均佔優勢的南宫NG28建设A6協同管理軟件。

協同帶來規範管理價值

「我們公司的特點是對任何軟件，凡是它能觸碰到的東西它是玩命的用，要讓其作用最大化。」張寶傑用這麼一句話來形容吉祥如意公司在信息系統應用上的風格。

因此，A6協同的引入，張寶傑和系統管理員馮旭作為整個項目負責人，投入了大量精力，使A6協同系統深入到吉祥如意企業整體的運營環境中去。「而且我們用的很深、很細，只要稍微正式一點的全都是用A6去做。」

為此，吉祥如意在A6協同中構建了大量模板協同，例如：「財務編碼」分配、變更海運費及附加費付費方式申請單（日偏航線、日基航線、韓國航線）、無抵押放單申請、拖班通知、換船通知、貨物未上船分析報告等等一系列的表單，涵蓋了從客戶引進—運輸—運費結算—緊急情況處理—事故分析等一系列環節。利用A6「表單+流程」的模板協同形式有效地規範了企業管理審批模式。

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