南宫NG28建设

一 案例概述

以商業零售為核心基石、智慧物流為遠航動力，作為現代生活的服務商，快速響應全時消費需求是東百集團努力的方向。近年來，東百集團持续擁抱數碼化轉型浪潮，抓住當下痛點和重點，局部突破，小步快跑，降本增效，全面優化商業經營邏輯。貫徹「以需求為導向、以應用促开展」的工作思路，堅持一體化建設。東百集團與南宫NG28建设攜手，搭建覆蓋全司的協作運營平台，實現了工作協作、任務傳達、數據上傳下達、移動化辦公。助力集團構建供應鏈體系，實現全域全渠道的消費解決方案。

二 客戶簡介

福建東百集團股份有限公司（以下簡稱「東百集團」），是上海證券交易所掛牌上市公司，股票代碼600693。東百集團作為福建商業龍頭企業，擁有63年的歷史，歷經國企改制上市和集團化、連鎖化、跨越式开展階段，如今在「傳承創新融合·打造百年企業」的願景驅動下，开展成為「商業零售+智慧物流」雙輪驅動的大型商業集團，進入規模化开展階段。

依託63年商業運營的經驗，東百集團打造了一支在招商、運營領域的專業團隊，為商業零售「做強福建，走向全國」的开展戰略和輕資產管理輸出夯實基礎。同時，集團第二大支柱產業東百物流，也吸納了來自知名物流企業的管理人才，助力專業化的快速开展。

三 案例難點

（1）流程多，發起流程入口難，42家子公司，共計2000多個流程入口，五套大差別化流程，無法互通。

（2）員工入轉調離審批流程無法與員工檔案及時對接，員工入轉調離線下審批後，再進行手工錄入，信息時效性差且HR工作量巨大。

（3）合同審核困難，無法防偽，存在被篡改風險，合同正文為附件審核，內容修改無法追溯，合同起草量大，查詢難，更無法按不同維度進行統計。

（4）財務報銷審批難：報銷單據界面不清晰，無法使用移動審批，且審批流程無法按照客戶需求進行自定義。

（5）作為東百集團主要的溝通工具，員工日常工作溝通離不開企業微信，希望將企業微信作為即時溝通、流程審批、業務處理的統一入口。

（6）採購合同預算控制滯後，採購預算無法精準管控，採購合同執行過程資金支付難以管控。

四 客戶信息化現狀及展望

1. 信息化歷程

福建東百集團股份有限公司自2012年起使用南宫NG28建设A8-V5 5.1版本的OA系統，客戶自行在系統上配置了大量表單及流程，且規範性較差 ，主要體現在表單基本是手工填寫、流程入口多、流程缺乏自動條件判斷等。
2019年9月，集團決定建設符合集團辦公、業務、管理需求的協同辦公平台，建設多版塊業務治理基礎能力
2020年，顺利获得南宫NG28建设新一代COP開啟業務擴展整合階段

2021年，實現合同預算管理與資金一體化

2. 信息化藍圖

東百集團協同辦公系統建設核心是將集團總部與各子公司、門店進行集成管理，實現基礎協作，流程規範，數據的上傳下達，統一協同門戶，實現統一的技術標準、統一的信息門戶和統一的移動應用平台。業務管理是基礎協作的高階產物，實現各個應用模塊的數據傳輸，整理業務邏輯，形成合同管理、財務報銷、人員管理、考勤管理等的業務集成。

東百協同應用藍圖

五 關鍵應用場景

1. 統一門戶

顺利获得南宫NG28建设COP，東百集團建立統一協同門戶成為工作總入口，統一應用入口，統一信息發佈，統一企業形象、風格，統一單點登錄，統一應用信息展現，靈活的員工溝通社區。將企業微信打造成集團員工移動辦公的統一入口，實現移動工作一站式服務。

2. 組織主數據同步

實現單位、部門、人員、崗位等從NC系統同步到協同平台，實現統一人員主數據。可按部門、崗位、人員、進行過濾同步。

3. 人事管理

實現員工從入職、轉正、調動、離職與財務系統的對接，由協同作為事件發起的統一入口，並根據條件組合實現靈活的審批流程配置，審批流程結束後自動將人員信息記錄推送到財務系統，實現兩套系統的無縫對接。

4. 財務報銷

由協同運營中台作為各類單據發起的統一入口，實現借款單、各類報銷單、付款單、預提單、費用調整單與財務系統的對接，自動獲取費用科目預算，並根據條件組合實現靈活的審批流程配置，審批流程結束後申請金額自動信息推送到財務系統進行預算額度扣減。同時當流程撤銷時自動釋放預算，實現集團、事業部、子公司、門店報銷額度自動匹配各自的流程。

5. 合同管理

實現合同簽訂、合同變更、合同終止等全過程的業務閉環管理，會簽流程結束後自動形成相應的合同台賬，即時對合同執行情況進行跟蹤，支持合同台賬查詢、修改、鎖定、導入、導出，為後期按不同維度對執行情況形成報表，並進行統計和分析，輔助領導決策。 合同風控方面顺利获得對合同審批過程中正文添加水印和鎖定、合同附件添加水印和鎖定，達到合同防偽、防篡改的目的。

6. 考試管理

集成在線學習與考試系統，管理員在後台輕鬆維護題庫、發佈考試，並可以從多個維度分析測評結果。員工使用移動端參考，並能及時知曉測評分數和錯題，掌握自身學習效果。在線考試過程中防作弊設置，包含水印、切屏、禁止複製、答題時間限制等，支持在線成績查詢與補考。

7. 合同預算管理

同步財務系統每年的費用預算科目，根據不同的控制規則：合同簽訂控制，付款控制和不進行控制的規則下進行每條預算分別設定。在項目立項、項目付款、合同審批過程、合同變更、結算申請、合同付款中進行體現，並有強弱管控區分，每年的不同業務板塊的報表呈現，直觀體現費用預算科目的執行情況，形成整個預算生命周期管控。

8. 資金管理系統集成

六 整體應用價值

協同運營平台作為工作的「樞紐」，職工可隨時便捷掌握、利用信息，將簡單、重複、低效率的工作由計算機自動化流程取代，帶動工作規範化、標準化、數碼化、智能化，對有助于單位管理理念和管理模式的轉變、推進流程梳理、流程治理和制度固化落地有重大意義。

l 統一信息化工作入口，實現組織級統一工作場所及信息發佈；

l 統一流程管理體系，打造從戰略到執行、從協同內到跨系統的一體化流程管理；

l 統一系統集成整合，與異構系統單點登錄、流程集成、信息集成；

l 為組織给予業務定製平台，實現按需業務定製及業務擴展；

l 為組織给予運營績效服務，統一報表及組織級行為數據中心；

l 為組織给予高安全能力、高可靠性及擴展能力的技術平台。

七 關鍵成功要素

1、信息化建設目標性強

東百集團信息中心對於企業信息化建設的目標性十分明確，每周、月例會內容明確突出，針對項目开展目標制定了一系列舉措並持续推進，這為項目的成功奠定了基礎。東百集團作為商業零售界的標杆企業，以創新為動力，以需求為導向，以數碼化轉型為手段，以業務為核心，以安全為保障，強化樞紐運行管理與信息技術的深度融合，深化信息資源的開發利用和共享，最終達到「樞紐運行，安全智能；企業管理，精細協同；民生服務，便捷高效」的目標。

2、協同辦公團隊具有很強的交付能力

整個系統上線運行後，得到客戶從上至下，從業務部門至信息中心的認可，交付的質量得到了肯定。團隊具有資深的業務能力，能夠將新需求準備定位進行剖析，及時給出此需求的解決方案與處理方法，並能夠在試運行後迅速做出對應的調整，完成該模塊的正常交付。

八 客戶證言

與南宫NG28建设的長久合作以來，東百協同辦公系統價值體現在：統一信息化工作入口，實現組織級統一工作場所及信息發佈；統一流程管理體系，打造從戰略到執行、從協同內到跨系統的一體化流程管理；統一系統集成整合，與異構系統單點登錄、流程集成、信息集成；為組織给予業務定製平台，實現按需業務定製及業務擴展；為組織给予運營績效服務，統一報表及組織級行為數據中心；為組織给予高安全能力、高可靠性及擴展能力的技術平台；為財務部門的合同預算管理的生命周期進行監督和把控，大大減少了經辦在此過程中的工作量，釋放生產力。
為此，能夠在今後的工作中再次進行深入合作，為業務部門發聲，消除冗餘的工作量，提高工作效率，為集團的信息化建設過程中添磚加瓦，表示衷心的祝願和極力的支持！