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所謂「理念」，就是對一件事物的觀念、概念、想法或思想的統稱。它不是一種絕對真理，而是代表着一種價值觀，即它應該是怎樣的(shou1dbe)；它可能是怎樣的(maybe)；它最好是怎樣的('dbetterbe)，等等。

協同管理理念典型地體現在協同軟件設計之中。第二章對協同軟件做出的定義是協同軟件理念的內核，圍繞着它，還有諸如軟件該如何架構、設計、交付、使用及服務等一系列理念性的問題。基於不同的理念，協同軟件有多種多樣的具體功能。

因此，我們按照第一章中提出的「立象盡意」的原則，顺利获得構建一個完整的協同軟件理念(立象)，來詳細解釋協同管理的意義(盡意)。

總體而言，我們將協同軟件的理念歸納為一個單詞:SMART，即智慧。因此協同管理理念也可叫做「智慧協同(SMARTCo11aborative)」。

SMART由6個單詞的首字母組成，它們是:

Symmetry:對稱性；

Measuring:可測量性；

Any:自由度；

Regu1ative:可控性；

Touchab1e:可觸及性。

「智慧協同」這一提法表明了協同軟件理念的總體價值觀。第一时间是軟件本身具備智能性，然後個人或組織從協同中取得智慧，以最大的智慧來實現最大的價值。以下我們對此做出詳細解釋。

3.1對稱性(Symmetry)

對稱性(Symmetry)表明了協同軟件在信息處理方面的理念：沒有信息對稱(informationsymmetry)，就沒有協同行為。

信息對稱是信息經濟的基礎理論，是博弈行為和策略選擇的核心。協同軟件的首要任務是為協同给予儘可能全面的信息，以促使協同在一種對稱狀態下進行，達到相關各方共贏，避免零和博弈。相對於信息的「溝通、「研讨、「分享等，「對稱更具有協同的意味。

協同軟件面對的信息處理狀況，主要不是生成信息，而是管理信息。在信息社會中，人們取得信息的成本相當低廉，由此產生了赫伯特·西蒙所說的「信息財富導致注意力喪失的問題，如組織要面對海量的外部信息和內部大量離散的文字、圖片、業務數據等資料，只有建立起有效的信息資源對稱機制，才能幫助組織尋找有價值的信息並加以轉化，完成從信息採集、整理、歸納、分類等信息原始狀態到組織自身知識沉澱的過程。

齒輪傳動協同模式是最典型的信息對稱機制。除此之外，信息對稱還應有更為高級的「智能特性。在信息資源管理中，有關各方都能夠顺利获得協同系統快速取得決策所需要的各種實時消息、報表分析、歷史數據等，能夠在協同系統的支持下選擇最佳的決策時機和策略以建立高效靈動的決策機制。並且隨着信息的累計和挖掘，這種決策信息從人工採集轉變為自動匯總，由自動匯總再到自動分析，最後由自動分析上升到真正的商業智能，成為輔助管理者決策的工具。

協同軟件的對稱性(Symmetry)理念，有以下幾點需要重點闡述：

1.要形成有效的信息分享機制

要實現有效的信息分享需要兩個前提條件：第一有分享信息的願望，並且能夠為分享信息付出時間和精力；第二是保證所分享信息的相關性（相對於組織、業務和學習）。理論上講，前者在組織（或企業）的文化开展具有持续取向的時候，可以自發地實現，只要輔之以適宜的環境和研讨平台或方便的工具即可。但是現實是在組織中信息分享的狀況並不怎麼好。而在組織化程度並不高，結構扁平、鬆散的互聯網上卻取得了很大的成功。這一點很值得我們關注，仔細研究其機制並將其用於組織的信息協同和管理應當具有很大價值。第二個條件的實現，互聯網上論壇和社區也做出了有益的探索，值得組織參考。

在互聯網論壇中我們可以看到，參與者持续發帖和上傳資料已經成為論壇、討論組運轉的基本條件和模式。從互聯網論壇的成功運作應該看到其中對於組織信息分享的有價值的經驗。這個經驗就是鼓勵發帖、上傳資料的制度化安排。這種制度化安排就是對分享信息的參與者進行的級別、資質和虛擬貨幣的鼓勵。視網友發帖、回帖、上傳資料的數量和質量以及其他參與活動，給網友提高級別（不同的論壇虛擬設立的官職、級別、段位等等）和發放虛擬貨幣（分別有貨幣、金豆、點數等）。有的還相應提高網友獲取論壇或社區網絡資源的權限和發佈信息的權限。這種經驗很有必要被組織借鑑。這種制度化安排中實際上還暗含着對信息資源價值的肯定，並且顺利获得這種安排實現了信息價值的激勵機制分享給需要它的人。這種制度化安排在很多企業組織中是被忽視的，這種忽視造成的損失有多大雖然還有待評估，但損失之大可以預期。在互聯網上（討論組、論壇和社區）信息價值可以被認定且能實現，這是一種巨大的成就。在企業組織中為什麼就不能呢？

信息相關性問題，在互聯網的論壇和社區中也是不可避免的，各論壇和社區也構造出不少因應對策。第一时间可以認定不相關的信息是沒有價值的，太多的不相關信息肯定會把論壇」淹沒」掉，以至於造成成員的流失。但是如果沒有信息，成員都」潛水」不發帖、不回復，也會因為信息貧瘠而吸引不了成員。為此各論壇和網絡社區也是想盡了辦法鼓勵網友們發帖、回復、上傳信息。如規定不回貼者不能看到某些帖子的內容、達不到一定回帖量（可以級別、網絡貨幣擁有量衡量）不能看到某些內容、不能下載有價值的附件等。這也是一種鼓勵網友們貢獻信息的制度化安排。這種安排在論壇和社區建設的初期具有快速提升人氣的功效，但是也會因此造成不相關信息過多，帖子（信息）品質良莠不齊的狀況，因此大多數論壇、社區都會細化這種制度，對给予的信息安排一種評價機制，以解決信息相關性和信息質量問題。比如由版主對發到論壇的帖子評價並進行相應的處理（設定為精華帖、熱帖等）、根據回帖數量進行衡量、設立網友評價機制等。

上面的討論說明了什麼問題呢？說明在任何組織中，信息分享機制的形成和有效運行，都需要一定的制度化安排。組織雖然結構化程度較高，但由於種種原因在很多組織中並沒有形成信息分享機制，也就是沒有有效的鼓勵信息分享的制度化安排。雖然在企業業務流程和辦公流程中其實已經嵌入有信息分享的若干操作，但還是遠遠不夠的。它們多半側重於作業（操作）層面，而信息分享的更大價值在於決策、學習、理解層面。

表單是企業組織最常見的信息道具和信息場景，具有非常重要的作用。表單的實質是流程和信息的綁定，在組織的運作中是制度化安排的一種有效工具。通常組織中比較容易把握和處理的是結構化信息，比如單件產品成本、單位產出能耗數字等等。但根據有關調查研究表明，企業中的數據信息約有85%是非結構化信息，比如商務郵件、市場營銷策劃方案、客戶拜訪記錄等等，這些數據信息處理起來就比較困難。從信息意義的角度看問題，結構化數據一般是無歧義的，是意義已經被定義好的。但是，非結構化數據則需要意義的解讀，計算機现在還沒有這個能力，非人工不可。表單介於這兩者之間，是顺利获得某種認為制定的規則把結構化數據、非結構化數據的強制結構化，是關於信息的制度化安排。組織常常把表單用於信息和流程的綁定。流程是行為的制度化安排，是一件事情或者操作按照特定的順序和規制來進行。當你把信息綁定到特定的流程的時候，就對信息進行了一定的制度化安排。當我們學習企業管理、提升管理水平的時候，不會忘記那一套《哈佛管理表格大全》，這本管理制度表單被引進中國後長盛不衰，正好就說明了表單在企業運轉和管理中的「對稱「意義和價值。

2.要消除信息孤島

組織中的信息對稱往往是在局部先實現的，全局性的信息對稱受到「信息孤島」現象的阻礙。

信息孤島是怎麼產生的從信息技術或信息化的視角來理解信息孤島，一般會將其歸結為信息化开展的階段性障礙（代際孤島）、標準或規範的缺乏（標準孤島）、不同部門間的利益衝突（利益孤島）、廠商各自為陣（產品孤島）等原因。這些當然是客觀存在的，相關的研究也很多了，這裏不用多講。從協同的角度來看，信息孤島還有兩種不容忽視的表現：文化孤島和人員孤島。

什麼叫做文化孤島比如說，即便是兩個人面對面的溝通，如果他們掌握的其他信息都是對稱的，但就是忽略了雙方的文化背景（如種族、宗教信仰、性別差異等），即便是最簡單的協同也可能會失敗。再比如說在組織中，ERP和協同軟件是兩種基於不同理論基礎的軟件，它們代表兩種不同的信息技術文化，前者面向業務邏輯，後者面向行為規則；前者面向剛性結構，後者面向動態結構；前者面向結構化數據，後者還要面向非結構化數據；前者關注邏輯處理，後者關注過程及狀態，等等。在技術文化存在差異的情況下，即便用WebServices、S0A、UnionCoding（統一編碼）等方法來實現了系統間的對接，但如果組織成員還未接受在ERP中引入協商、審批、協同等機制，仍無法將流程數據與決策數據相整合，它們之間的孤島效應依然會存在。

消除文化孤島需要引入東方智慧。最大的文化孤島就是東西方的文化差異。體現到管理軟件上，簡單來說，西方管理主要「管事」，而中國式管理主要「管人」。紙化辦公時代，西方管理模式就偏重於剛性流程，工作的每個流程都規定較為刻板，權責分明。到了信息化辦公時代，這些流程轉換成了計算機的規範化，儘管形成了對制度的規範執行，但是卻缺乏靈活性。中國企業管理則在很大程度上伸縮自如，比較偏重人性管理，西方管理軟件在中國人眼裏便顯得死板、僵化。前30年，西方的管理軟件強勢進入中國的時候，中國「人情」文化被視為非科學成分，而西方的軟件則披着科學的外衣。今天，大家逐漸認識到純粹西化的管理軟件不僅不符合中國的文化土壤，也不再符合西方的开展現狀。未來隨着協同管理的興起，或許東方智慧將在管理軟件中大行其道，成為最高意義的消除文化孤島。

什麼叫做人員孤島？在那些推崇信息技術產業的人看來，信息技術使人類社會進入了一個所有人都能取得信息財富的時代，在信息社會裏，社會群體之間的區別和不平等都會消失。但是曼紐爾·卡斯特在網絡社會理論中明確指出：「在我們的經濟和文化中，最危險的一種排斥形式是從（以網絡為中介的經濟、社會、政治和文化）網絡中排斥。」在《網絡社會的崛起》一書中，他進一步指出：「這個世界有許多地區和相當部分的人群被網絡技術體系所拋棄，不同人群、地區和國家接觸到新技術力量的不同時間，構成了當代社會不平等的重要來源。」向信息社會的轉型一定意義上加劇了已有的貧富差距，帶來新型的「社會不平等」，形成了「信息富人」和「信息窮人」之分。這種孤島效應不僅存在於信息技術的開發領域，而且存在於信息技術的應用領域，比如數據處理、多媒體和網絡運用。它是由於國家、地區、行業、企業和人群之間對信息、網絡技術應用程度的不同以及創新能力的差別而造成的「信息落差」、「知識分隔」，以及「信息分化」問題。這種現象叫做信息的人員孤島效應。

在管理軟件中，「權限」是一種最典型的人員孤立方式。人們在確定一種接觸、參與和使用信息的權利分配方案的同時，也確定了對人員的隔離機制。這種隔離可能是符合權力架構、安全策略和效率原則的，但卻是隱含着對人的排斥、限制和壓抑。在這種模式下，協同是一種局限的、不充分的行為。除此之外，軟件功能設計的側重點不同、操作性對於人的技能基礎要求不同、信息化績效的評價和激勵機制不同等，都可能導致人與軟件之間的親疏差異，從而使那些不必用、不會用和不想用管理軟件的人被組織所孤立。

所以協同軟件應該在安全性的前提下，儘量提高協同的民主性和吸引力，這又與協同軟件對個人價值的實現密切相關。當組織必須在工作中劃分權限時，一定要在其他方面加以彌補，設計出一種民主、透明、沒有等級和距離感的協同機制，以消除組織成員在信息系統中的孤島效應，實現人與人之間的最基本的對稱關係。這是協同管理的真義。

3.要有多維信息空間

信息對稱的精要是讓信息有序組織、分類呈現、隨需而用。這就是信息的多維性。信息資源集中管控的多維信息空間，就是對信息本身的類別和信息使用者進行科學分類；以組織信息和知識的形成利用為主導，與組織架構相對應的多層次、多視角、可擴充的多維信息空間，構建組織信息資源管控平台，打造支持組織自身長期开展的知識體系和信息資源生態圈。

多維信息空間分為三個層面，第一個層面是對信息資源的類型進行劃分，第二個層面是對信息資源的管控模式進行劃分，第三個層面是對信息資源的呈現方式進行劃分。

圖18顯示了這種多維結構。

圖18多維信息空間多維信息空間的核心思想源於西蒙「有限理性理論」，即「管理人」的知識、信息、經驗和能力都是有限的，他不可能也不企望找到絕對的「最優解」，而只以找到「滿意解」為滿足。在2.1節所歸納的齒輪傳動協同模式中，有一個參數112，它表示齒輪傳動協同的協同維度，這個維度理想狀況下是信息維度與组织（業務)維度所構成的二維表，但是在實際工作中要想窮盡一件事的所有相關信息，既不可能，也沒必要。人們更多時候是根據一個有邊界的信息集來進行決策。多維信息空間就是要對信息進行有限管理和控制，將信息在適當的時候、以適當的方式、按適當的容量、以聰明的方式呈現給所需要的人。

註：本文摘自由南宫NG28建设協同研究院出版的《協同管理導論》，轉載請註明出處，即「南宫NG28建设軟件官網」。申請試用南宫NG28建设軟件相關產品，請撥打免費電話：4007003322。