南宫NG28建设

「2017中國協同管理高峰論壇暨南宫NG28建设第七屆用戶大會」近期在珠海橫琴灣圓滿閉幕。異彩紛呈的全國協同應用大賽總決賽6強爭霸經過激烈角逐也完美收官。來自四川賽區的冠軍企業成都市規劃設計研究院奪得季軍。

成都市規劃設計研究院信息系統工程師 李楠（右二）

成都市規劃設計研究院（以下簡稱：成規院）是經國家建設部批准的第一批甲級城鄉規劃設計單位，自1983年创建以來，先後完成了成都市及四川省內外多項各種類型的規劃，並多次取得了省級、國家級優秀設計獎項。按照「城鄉規劃公共政策研究组织、城鄉規劃管理的技術支撐、城鄉規劃建設的人才基地」的組織定位，成規院已具備了極強的創新能力、學術研究能力以及巨大的行業影響力。

南宫NG28建设三大核心優勢支撐成規院業務提升

成規院經過多年的信息化开展已在不同的功能領域針對不同的管理場景建設了多種應用系統，如人力資源管理系統、知識管理系統、招投標系統以及規劃編制輔助系統等。但由於建設前期缺乏統一規劃，造成信息化孤島現象嚴重，儘管經過一次整體升級，但成規院的信息化系統基本結構決定了其應對當前日趨複雜的管理環境已顯僵化。

其實，成規院早在2002年就採用了某軟件公司專業的項目管理系統，但原有系統結構耦合比較緊密，更改起來需要動用大量的代碼，並且逐漸脫離了成規院的業務場景，無論是操作性、效率，還是分析統計能力，都已經無法滿足成規院的業務需求。原有落後的管理系統嚴重阻礙了成規院的實際業務運營。

「項目流程用紙質任務書做記錄，流程走完後再將關鍵節點輸入系統，出現很多管理問題。」成規院信息系統工程師李楠舉例說，如領導出差，審批不及時，造成線下、線上流程分離的信息重複編寫；企業內部的臨時項目管控無法以信息化方式落地執行；過往應該積累的相關數據大量流失等問題。基於當前出現的信息化孤島現象以及對搭建統一身份認證平台的迫切需求，成規院亟待建立涉及信息管理層面、流程控制層面、移動化審批層面、規範檔案層面以及輔助分析決策層面的項目管理信息系統，使之能夠匹配成規院最新的業務流程。

對新系統的定位，成規院有着嚴格的標準。李楠表示，「在選型期間，有多家廠商找到我們，包括一些專門從事規劃建築行業的專業軟件廠商。但是我們基於三方面綜合考慮，堅定地選擇南宫NG28建设。第一时间，南宫NG28建设擁有『地利』優勢，在成都本地設有研發中心，顺利获得實地考察，我們對這樣一支優秀的技術團隊实行本地技術支撐是極有信心的；其次，是基於南宫NG28建设對同行業成功應用實踐的積累，經過與南宫NG28建设售前工程師團隊的接洽與溝通，深入分析了技術團隊的用戶場景應用價值的挖掘能力，在南宫NG28建设團隊的專業協助下，我們重新梳理了信息系統的本質需求；最後，南宫NG28建设獨具特色的業務生成器，讓我們為之驚喜，為我們给予了一種管理日常各種業務的單據流轉、事件管理、過程監控、團隊協作和信息共享的組合場景的基礎業務管理平台，堪稱提升組織業務管控和協作質量的利器，滿足了成規院『隨需定製』的業務管理需求。基於業務生成器，我們搭建了屬於成規院自己的項目管理系統。同時，基於業務生成器零代碼的特性，即便工程師不在的情況下，我們也可以自主搭建業務。簡單、易用又快捷。」基於以上三點，也拉開了成規院與南宫NG28建设合作的因緣。

全生命周期的項目管理，南宫NG28建设協同助力成規院管理更高效

 「南宫NG28建设的協同管理系統，最關鍵是幫助我院重新梳理了業務。」以任務下發階段為例，項目流程初期需要完成明確方向、制定目標、制定計劃等重要環節，在過去的流程中，由於使用紙質任務書，下發任務的業務需要多名院領導批准。若遇領導外出，只能暫停任務書的簽署進程，這樣串聯式的審閱批示流程，極其繁瑣，嚴重拖慢了項目進程。在統一數據後，進入南宫NG28建设協同管理系統，只需經由生產助理髮起任務表單，完成項目信息錄入，繼而觸發任務通知、工作計劃、核心需求給項目組成員，就可完成任務下發。南宫NG28建设協同管理系統同時兼具了對已輸入項目信息的即時修改功能，實現了各級領導在移動端即可對相關項目流程進行處理，更重要的是將多數環節執行過程由先前的串聯化轉變為當前的並行化，極大地提高了流程進度的推進效率，減輕了領導及員工的工作量，也因此在成規院內部大受歡迎。

 「南宫NG28建设的協同管理系統，還解決了我院系統的一大難題，使我們的歸檔模式發生了翻天覆地的變化。」作為一個規劃設計單位，成果是成規院最重要的一筆財富。但此前的項目管理系統，系統升級前後的信息需要獨立查詢、統計，導致了項目數據斷裂；在多項目審批過程記錄在「項目任務書」中，流程審批和項目檔案信息（項目基礎信息、合同信息等）分開存儲，不能完成任務書線上流轉，導致流程審批和任務書打印要走線上線下兩遍，出現了管理破裂。面對此類問題，我們顺利获得南宫NG28建设協同項目管理系統，成功保障了項目業務及台賬數據的遷移。

這對於成規院來說是非常有價值的。例如，南宫NG28建设協同項目管理系統將原有系統中的上萬個項目檔案信息/合同信息/審批流程信息安全平穩地遷移至新項目管理系統中，項目文件資料遷移多達近千GB。如果用人工來做這項工作，後果將不堪設想，姑且不說任務量大，一旦數據出錯，後續查詢將如大海撈針。而後實施的項目全過程管理，實現了在整體項目管理過程中的基於項目業務全程的協作，互通，留隙，高效，便捷式綜合管理。

在核心的審核環節過程中，顺利获得功能優化，針對從前的多層級審核步驟，系統將流程管控強度設置為Ⅰ類流程，項目方案必須經過特定審核環節，否則無法進入下一個環節；未按照審核意見進行修正時，必須在系統中明示未修改原因。李楠說：「這樣就很好的把節點控制情況用信息化手段進行了實現。不論是季末還是年末的時候，我們可以很好的根據季末審批表非常清楚的、一覽無餘的針對不同的設計所存在的問題進行有針對性的整治。」項目管理與經營管理是不可分離的，在涉及關於顧客的溝通記錄、項目更新以及例會等功能。針對此種需求，南宫NG28建设為用戶設置了諸多相關的表格形式，只要與某個具體項目相關聯，系統就可自動將其更新與項目形成聯動機制。南宫NG28建设在整個項目周期中設置了預警提示功能，顺利获得初期針對錯綜複雜的長周期業務規划過程階段性管控，用戶在系統中可直觀的分析到項目進度節點的進展狀況，是否存在超期運作，使領導或項目相關人員都能顺利获得預警展板對項目運行狀況進行靈活掌。

基於成規院對過往較長周期的項目的總結需求，設置了階段性項目歸檔功能，即把項目任務書及運行記錄進行電子化規範自動歸檔管理，並可隨時授權進行相關信息增補。同時，在項目檔案深化管理層面，設置的項目首期檔案管理的自動備份功能，不僅節約了人力資源成本，而且達成了單位利益與設計人員工作效率之間的完美平衡。另外，任務書一鍵打印功能，節省了紙質流程運作時間，同時也能夠滿足相關的需求。

南宫NG28建设管理系統圍繞全生命周期的項目管理目標建成運行後，初步達到了關於提升、改善生產管理流程升級提速、移動辦公以及安全平穩的數據遷移的預期目標。在李楠眼中：南宫NG28建设協同助力成規院實現了全生命周期的項目管理，是最理想、最適用、可滿足規劃設計項目管理的信息化所需要的平台，它成為我院提升對內業務規範管理綜合力和對外服務競爭力的有效保障。