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協同辦公:連接是開放的
時間:2018-03-16新聞來源:南宫NG28建设協同研究院瀏覽量:11547

《協同視點》這一期的主題確定為「連接」。這不是要討論專業領域的問題。根據百度百科的定義,連接是一個工業術語,指用螺釘、螺栓和鉚釘等緊固件將兩種分離型材或零件連接成一個複雜零件或部件的過程。考察的問題屬於工業時代,但我們考慮的是資訊時代的連接問題。

資訊時代的連接問題是什麼?是信息系統之間的連接、信息系統與人的連接、信息系統或其他系統之間的信息連接,還有人與人、人與機器、系統(應用)與應用(系統)之間的信息連接。如果在這些主體(或客體)之間沒有連接,大部分的秩序和結構就不能實現和存在,自然就不能發揮作用和功能,沒有享受到聚合應用的好處,不能處理、整合各信息系統的「綜合信息。以IT的眼光來看,沒有外部和系統間連接的信息化系統稱為信息孤島。在一個信息化時代里,不只是信息系統,任何系統包括人自身在內,如果沒有信息連接,都是信息孤島。從信息層面來看,信息孤島就是一個孤立系統,最終必將走向信息「熱寂均衡」而死亡。如果一定要維持這樣的系統運轉,就必須激活或者建立信息連接,當連接成本過於高昂的時候,這樣的系統就會被放棄或者淘汰。這也是大多數管理信息(軟件)系統的开展軌跡, 也即產品生命周期短暫的嘆息。

從信息化應用的角度來看,連接是能夠方便快捷地傳輸和交換信息的通道(協議)和工具(方法)。簡單地說,在如今的信息化時代,信息連接總是可以實現的,最不濟我手工輸入一遍總可以吧。這不是信息化意義上的連接。信息化意義上的連接應該是最大限度的自動化的。至少是當下應用技術可實現的前提下的自動化程度。當下應用技術是指成本可接受的已經實用的技術。滿足需求、功能強大,做到這一點是市場能夠接受的必要條件。什麼是充分條件?方便快捷,進一步的解釋是用戶體驗良好。

以人與信息系統的連接為例,看似平淡無奇,實際上決定着技術和產品的生死與开展。我們有必要再一次解釋人與信息系統的「連接」,人對信息系統充分的連接是指方便快捷的存取並處理(Access and process)。直到現在人類還沒有能做到對所有類型的信息進行方便快捷的連接。語言、文字、圖形/圖像、音頻、視頻等信息先後實現了體外的存儲和傳遞,編輯和處理則經歷了更為複雜的开展歷程。電子文檔的誕生和普及對於人類的信息處理是里程碑式的,第一时间是統一了文檔的傳遞和存儲方式(後來才出現了流媒體方式),其次是开展了各類信息處理工具軟件。人們藉助計算機和這些工具軟件就可以存取並處理這些文檔。但是,一開始這種連接是不方便的,人們傳遞、交換和處理這些文檔,通常存儲在磁盤中,需要藉助磁盤轉移和交換。隨後开展了光盤、移動硬盤、U盤,但還是不方便攜帶。於是有了互聯網、移動互聯網,人們終於可以隨時隨地利用普遍配置的終端設備(智能手機)上存取和處理文檔和數據了。前提是文檔存在於雲上。你在 「本地」創建或更新的文檔,必須將文檔或數據傳輸到雲上,不然的話將無法「連接」。

如果說到此就實現了人與信息方便快捷的連接,其實還很遙遠。因為這只是互聯網的基本功能——消除了距離,解決的只是遠距離訪問問題,沒有解決存取和處理問題,更談不上方便快捷。這些不同類型的信息,文本、表單、圖形/圖像、音頻、視頻等,需要藉助各種不同的工具才能產生和處理,。你的桌面上排(裝)滿了各種軟件工具——字處理器、圖像處理、表格工具、HTML工具、網頁瀏覽器、PDF閱讀器等等才能夠訪問。在智能手機上的各種各樣的APP,用於存取(訪問)和處理各種各樣的文檔信息(包括流媒體等),而人顺利获得這些APP才能連接自組織的系統內信息。

總算可以處理各種類型的文檔/信息了,算是解決了連接問題了吧?沒有,還差得遠。你需要訪問(存取)和處理的各種文檔/信息可能來自於不同的終端(當然也會來自於其他人和信息系統),這些端必須能夠進行而且是自動進行同步,不然的話你訪問的文檔可能就是「舊報紙」了。正如我們開始還不習慣iPAD和iPhone設備居然不配備USB接口,想傳遞個文檔只能藉助網絡或者雲,這正是iCloud架構的妙處。谷歌Docs和Office365將文檔缺省就放在雲上是相同的原理。同一個系統或應用產生的相同格式的文檔連接問題——同步和互操作問題解決了。但是大量的桌面應用、效率工具、業務信息系統、移動APP依然是信息系統的孤島。

從用戶的視角來看,更重要的問題還是應用間的連接問題。典型的信息工作場景是人們不得不在不同的業務應用系統、不同的App之間騰挪切換。常常出現文檔打不開或者無法獲取數據的情況。讓用戶在處理文檔/信息時不要再在不同的應用系統之間退出、進入,或者至少能夠(自動)調用。我們都有過這樣的經歷,微信曾經只能處理TXT文本信息,一遇到.DOC和PDF文檔就需要啟動Word或PDF閱讀器才能打開,而今這些文檔還有圖片、音頻、視頻文檔都可以點擊自動打開/播放了。

微信能夠寬幅地解決了人與信息連接的問題,源於其系統的開放架構和開放思想。它也很好地解決了諸如認證、支付等一系列功能的連接問題,但並不是所有。國外的像Slack 和Zapier 這樣的連接工具,它們的廣泛連接性和開放性,具備生長成為平台的潛力。對於像協同管理之類的企業級應用系統問題存在類似問題,如何解決與其他應用系統、生產力軟件(效率工具)、協作工具、IM工具等的連接已經成為很大問題,成為應用雲應用聚合信息、計算,並互聯的障礙,應該說並不過分。

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