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根據IDC全球對協同辦公軟件的定義，協同辦公軟件是指讓人們在日常工作中分享信息和工作流程的應用類軟件，包括視頻類應用軟件、郵件類應用軟件、企業級IM應用軟件和團隊協作類應用軟件四類。注意，IDC的定義同樣也不包含Office 365、金山WPS等辦公應用類軟件。正是因為協同管理平台常常被稱作協同辦公軟件，甚至還有用戶稱作OA的，所以我們才要明確界定它的內涵。企業協同管理軟件指那些以企業組織協作和管理為目標的協作軟件，從功能上不同於那以提高辦公工作效率為目標的辦公套件。實現群組協作管理的協同管理軟件的核心目標。辦公套件和其他效率工具軟件主要功能是提高工作效率，如文檔編輯排版、電子表格設計等。協同管理軟件經過多年的开展，已經滲透到了企業的業務流程管理、項目管理、日曆管理、合同管理、人力資源管理和客戶關係管理等經營管理活動的方方面面。

根據IDC中國企業辦公效率CATI的調研報告，企業最為關注的是基於同一平台下協同辦公軟件對各類應用的功能整合，希望可以快速定位重要信息並實現軟硬件的無縫連接（圖1）。而對於移動辦公功能的需求則主要體現在終端設備能夠完成日常的工作審批流程，實現不同終端設備之間數據無線傳輸並保持信息同步（圖2）。

圖1 企業對協同辦公類軟件的功能需求

圖 2 企業對移動辦公類軟件的功能需求

根據B2B軟件同行評審網站對協同辦公軟件分類中綜合評價前200名進行了統計分析。統計搜集了這些軟件所具備的功能描述信息，得到超過600個特性。統計每個特性出現在這200個軟件中的頻次數，然後將功能上具備包含關係的特性以及具備共同應用目標的特性進行歸類，結果發現所採集的特性數量即使進行了歸併之後，也超過50種。

對協同辦公軟件特性的數據統計分析表明：

1.協同辦公軟件的產品架構已經逐步細分為輕量級協同工具類、中量級協同應用類和重量級協同平台類。

其中，協同工具軟件只針對通信、文檔編輯和工作流管理等協作活動中的某一項應用場景，深挖用戶的深層次需求，構建適用於全體員工的單一功能實現，是實現企業協同辦公的最小功能單元；協同應用軟件專注於某個業務領域，服務於某些專業崗位和部門，基於敏捷方法論開發，擁有靈活的定製化功能，能夠支持企業各類應用場景下的協同工作；協同平台軟件定位在企業數碼化的服務中心，整合了協同工具和協同應用，是符合協同管理理念的應用平台。

2.協同辦公軟件的特性服從帕累托法則（Pareto principle），即80%的軟件需求由20%的軟件功能所滿足。

從圖3可以發現，協同辦公軟件的特性很自然的劃分為兩個部分。第一部分是圖中綠色區域內的特性，反映的是優秀的協同辦公軟件所共同具備的特性，可以認為是通用特性。完善協同辦公軟件的通用特性，可以有效的提高市場認可度和企業客戶滿意度。第二部分是圖中黃色區域內的特性，反映的是不同的協同辦公軟件為了滿足客戶的長尾需求所给予的額外增值服務，同時也在一定程度代表了協同辦公的新興需求，可以認為是長尾特性。

3.協同辦公軟件的主要功能依據其特性，也可以劃分為通用功能和擴展功能兩大類。

通用功能主要包括：項目管理、內容管理、溝通管理、文檔管理和日曆管理，而在許多服務於中小企業用戶的輕量級協同軟件中，會使用任務管理功能替代項目管理，內容管理中的會議管理以及溝通管理中的會議管理也會被定義為獨立的功能模塊，從而控制開發和服務成本以及更加便捷的進行維護。協同軟件的擴展功能取決於協同軟件生產者對於協同產品的市場定位及其技術开展路線，其中比較重要的功能包括：資源管理、客戶關係管理（CRM）、知識管理、安全管理、社交論壇、市場營銷管理、數據分析和工時管理。協同辦公軟件除了上述功能特性以外，還為用戶给予了改變其工作模式，提高真實應用場景下生產經營活動工作效率的諸多服務型內容，根據統計結果可以分為以下幾類：敏捷支持服務、員工賦能服務、人機協同服務、第三方集成服務、事務跟蹤服務和運維服務。

市場研究组织T研究在《2020中國協同辦公品牌深度評測報告》中指出，企業協同辦公核心場景前三項為移動辦公，佔比39.5%；統一門戶，佔比36.1%；知識共享，佔比32.8%。其後依次為：

行政事務處理

流程管理

協作溝通

報表管理

集團管控

項目任務

客戶管理

自助服務

業務協同等

從中（圖3）就可以看出，這明顯的就是一個協同管理平台才能實現的功能，或给予的服務。

圖 3 協同辦公核心應用場景

摘自南宫NG28建设協同研究院出品的《企業協同辦公軟件報告2020-2021版》