南宫NG28建设

一、案例概述

山東國欣頤養集團作為大型企業集團，由多個成員單位組成，成員單位的規模較大，相對獨立。為解決集團因组织眾多、辦公分散、人員龐大、流程複雜帶來的管理問題，山東國欣頤養集團與北京南宫NG28建设軟件股份有限公司聯手打造了協同管理平台；平台集成財務共享系統、人事系統、主數據系統，打造了統一的工作平台和信息入口，在基礎辦公應用之外，結合頤養集團多元化業務的特殊需求，構建督查督辦、投資項目管理、合同管理等業務板塊的深度應用，在集團及集團與各子公司連個層面，實現各種信息、流程、資源、知識的整合、優化和分級管理。

二、客戶簡介

山東國欣頤養集團是山東省醫養健康產業整合重組平台，資產是由部分省屬企業醫養健康產業非主營業務劃轉而來。集團現擁有全資公司（單位）73家，控股公司（單位）107家，企業分佈在山東多市和部分省（區市），主要涉及健康養老、醫療服務、健康管理、地產開發、醫械裝備、醫藥製造及流通、康養教育等多個領域。

三、案例難點

山東國欣頤養集團產業複雜，包含健康養老、醫療服務、健康管理、地產開發等七大板塊三大產業；將近56家分屬公司覆蓋山東各地市，组织眾多、單位組織分散、辦公場所分散，為集團總部與各子公司之間上行流程審批、下行通知下達，造成了諸多不便。

组织眾多，信息同步難

單位組織分散，人員數量龐大，單位組織之間信息傳遞的過程中普遍存在損耗、延遲、失真等問題。

多元化業務，集團化管控能力待提高

各種信息、流程、資源、知識整合難，造成集團化管控能力相對較弱。

缺乏相關管理制度，辦公效率較低

業務流程複雜，實際落地較難，加上缺少相應的管理制度保障，阻礙辦公效率的提高。

四、客戶信息化現狀及展望

1.信息化歷程

山東國欣頤養集團的信息化建設主要分為以下幾個階段：

2020年：山東健康集團创建，協同辦公系統其組建後第一個建設的信息化項目。企業重組時，下屬成員單位應用產品複雜，需要對整個集團之前的各個系統進行整合，標誌着協同辦公建設從分散的信息孤島進入集成、共享、互聯的新階段.

2021年：顺利获得一期建設，協同管理平台承擔起打造山東健康集團流程運營管理平台的重任，不僅滿足日常工作，也實現了山東健康集團制度流程規範化落地，形成基於業務場景跨組織组织的大協同。

2.信息化目標

山東國欣頤養集團協同管理平台的建設，實現六個核心目標： 打破時空隔離、實現主動管理、制度落地、提能增效、提升員工意識、提高管理水平。

五、關鍵應用場景

1.整體協同應用架構

山東國欣頤養集團協同管理平台的建設按照「統一、集成、協同、數字」八字方針，遵循「統一標準、統一門戶、統一移動應用平台」的設計理念；滿足協同辦公基礎需求的前提下，實現協同辦公新模式、溝通協作新平台、信息管理新平台、日常工作新平台、移動辦公新模式、知識分享新方式、監督管理新方法等創新建設，促進管理水平全面提升。

2.關鍵應用場景

2.1.統一門戶入口

顺利获得協同管理平台，山東健康集團建立統一協同門戶成為工作總入口，基於整合帶來集中統一的工作環境與入口，實現了門戶、流程、報表、財務共享、人事系統、主數據平台等11個相關應用系統的集成。

統一待辦中心：統一流程待辦、統一消息入口。

決策分析平台：集團各板塊業務數據統一展示，助力綜合決策。

知識文檔中心：知識數據統一管理，統一查詢入口。

應用價值

統一門戶以應用聚合、功能聚合、待辦聚合、數據聚合、消息聚合為手段，打造統一的企業信息化工作平台和信息資源訪問入口，建立多級多態的企業門戶，支持不同場景應用，给予集成應用體驗。

公文管理

按照國資委公文管理標準，山東國欣頤養集團搭建的公文管理平台，覆蓋了公文業務全過程的場景應用，包括收文、發文、公文傳閱、簽報等。

內部發文自動轉為收文單位的待處理收文：針對企業內部發文可自動轉換為對方的待處理收文，實現文件、信息的流轉、審批等功能。

公文處理流程進度實時監控：對文件、信息處理情況给予簡單易用的實時監控機制，方便單位領導及時掌握單位工作人員的公文處理進度情況。

收發文流程自動化：公文管理子系統的具體工作流程可以由系統管理員在無須改動程序的情況下靈活定義，實現收發文處理工作流自動化，過程數碼化，提高辦公效率。

應用價值

公文管理實現了公文線上業務流轉的流程自動化，流程進度實時監控，提高了公文的處理效率。

2.3.督查督辦

山東國欣頤養集團督查督辦管理平台包括督辦立項、事項提醒、事項反饋、進度查看、督查催辦等方面的業務，系統顺利获得標準化、規範化的督辦業務流程，建立健全統一領導、分工協作、上下聯動、齊抓共管的督察督辦工作機制。

督辦立項：對集團重大事項在督查督辦中立項審批；

事項提醒：新任務審批顺利获得後，系統自動提醒；

事項反饋：對督辦任務的處理情況進行反饋；

進度查看：支持查看各任務事項的當前處理進度；

督查催辦：對於未處理任務事項進行催辦；

應用價值

山東國欣頤養集團督查督辦平台明確了集團重點工作事項的目標、結果、責任、時效，提高了督查工作的制度化、標準化、規範化，便於對重大事項的辦理結果進行驗證；同時匯總工作反饋信息，可以跟蹤督辦事項的每一次反饋、延期、催辦、變更情況等，確保事項得到堅決有效的貫徹落實，以及重點項目督查督辦的政令通暢。

2.4.統一審批中心

統一審批中心，對山東國欣頤養集團人事、財務、行政、合同、法務等各項業務近300個流程重新梳理。協同管理平台建立起涵蓋山東國欣頤養集團所有部門的審批流程，覆蓋流程梳理、流程設計、流程執行、流程監控與分析四大環節應用。

應用價值

統一審批中心縱向落實統一管控，橫向打通各個組織之間的管理銜接，強化各個部門之間的協作規則，完成跨部門、跨組織的協同工作。規範了企業現有的流程管理體系，支撐流程設計、執行與監控分析的可持續化管理，全方位提升流程管理能力。

2.5.知識管理

在知識管理模塊，给予了覆蓋知識文檔上傳、知識共享及安全、知識智能獲取全流程的場景應用。

知識文檔上傳：支持結構化文檔及業務流程數據的上傳及自動歸檔；

知識共享及安全：設置文檔訪問及操作權限，保密文檔不公開，需要訪問時需申請訪問權限，增強文檔安全性。

知識智能獲取：藉助南宫NG28建设門戶引擎，無代碼配置各部門專屬門戶，構建起企業知識門戶、定義個性化知識地圖，滿足組織多形式獲取知識的需求。

應用價值

顺利获得對企業過程數據、結果數據、經驗總結及相關文檔的積累，對企業知識進行知識分類、知識授權、知識備案，建立企業的原始資料庫，為後續的分享利用奠定了數據基礎。

2.6.投資項目管理

山東國欣頤養集團的投資項目管理系統，是覆蓋投資項目全過程的動態監管平台，實現投資項目的互聯互通、信息共享、協同服務。

業務架構

投資項目管理系統圍繞項目「四個階段」「三個層級」進行搭建，支撐二級子公司、一級子公司、集團公司三級的上行需求上報，以及集團公司、一級子公司、二級子公司下行規劃任務的層層拆解。

業務應用展示

投資項目立項：項目組成員在線填寫投資主體信息、項目基本信息、被投資企業信息等，提交立項申請。

投資項目庫：對上報完成的投資項目進行歸類統計。

投資決策申請：在線提交投資主體信息、項目基本信息、被投資企業信息，及集團要求的各項報告材料，提交決策申請。

投資計劃管理：針對固定資產、地產項目等投資項目，分類型提交投資計劃審批。

項目專家庫：在線創建項目評審專家庫。

項目退出機制：在線提交項目處置方案，完成項目退出審批。

應用價值

投資項目管理實時監控項目進展，及時把握投資項目的投向和投效，保證過程實施進度，從而進一步規範投資項目管理，提高投資效益；在投資管控層面實現從項目計劃到項目驗收的全過程監控，強化了中心戰略管控。

2.7.合同管理 

山東國欣頤養集團合同管理平台，包括合同管理、合同審批、合同執行過程管理、合同報表等方面。藉助合同管理平台規範了集團及下屬子公司的合同業務流程，實現了合同全過程的跟蹤管理。

合同管理：包括基礎數據管理、相對方管理、合同範本管理；創建相對方檔案，統一規範相對方基礎信息庫；顺利获得合同範本管理統一合同文本的標準和版本。

合同審批：固定的合同模板結合強大的流程引擎，統一規範合同審批流程，對合同簽訂過程的合規性進行管控，規避集團法務風險。

合同執行過程管理：全過程監控跟蹤合同履行情況，自動發起相關預警提醒或業務流程，降低合同履約風險，提升業務監管能力。

合同報表管理：利用豐富的報表模板，快速、準確、直觀的進行數據呈現，為業務決策给予更有力的信息支撐。

應用價值

合同管理使合同全過程的管理職責更加清晰，合同簽訂的效率大幅度提高。線上合同審批替代手工管理合同，實現遠程異地審批，移動審批，提高審批效率，降低管理成本；全過程監控跟蹤合同履行情況，降低合同履約風險，提升業務監管能力。

2.8.移動化辦公 

山東國欣頤養健康集團移動應用平台，给予覆蓋PC端90%的功能應用，實現終端和功能應用的統一化，管理隨心、移動隨行。藉助微協同服務，將待辦、通知實時顯示在微信及企業微信上，實現消息事項的多維度提醒。

六、整體應用價值

南宫NG28建设攜手山東國欣頤養集團打造的協同管理平台，幫助山東國欣頤養集團在集團化管控、流程效率提升、內控業務、數據決策與分析方面取得了很大的成效，具體表現在：

搭建多元化的全員協同平台：藉助平台集團總部人員內部及集團總部與子公司人員之間實現了基於業務的高效協同和溝通，並顺利获得資料、文檔共享讓各級組織部門的數據信息在整個企業內部傳遞，提高了企業整體協作效率。

降低經營風險，實現集團內部管控：加強集團內部風險管理，在合同管理、投資項目管理中實現了全過程管控，進一步規範合同管理及投資項目管理流程，將集團固有制度內化到業務流程中，有效降低了企業風險成本。

強化監察力度，實現過程監督：強化重大事項及任務的監察力度，藉助督查督辦，確保重大任務事項有效貫徹執行。

七、關鍵成功要素

–明確方向、制定策略

與山東健康集團制定策略：一切以總部需求為準，權屬單位培訓為主，協助為輔；明確各階段的工作重點、任務進行項目分解，對緊張的任務進行加班趕工，可以復用的業務進行復用；針對關鍵用戶採用快速響應重點支持，次要用戶區別對待的方法；多次培訓深化應用，以分公司管理員帶動下屬單位。

–協同辦公門戶團隊具有很強的交付能力

整個系統一期於2020年10月開始啟動，2021年元旦上線運行，次年4月二期財務共享、投資管理、融資租賃業務上線。從啟動到試運行，再到協同辦公門戶正式上線，每期用了大概不到5個月的時間，是山東健康集團信息化項目建設中交付最快的。