南宫NG28建设

一、案例簡述
顺利获得協同辦公系統的建立，實現全公司各層級管理單位網上辦公一體化體系；建立全公司公文辦理與事務處理平台，所有分子公司基於平台進行日常辦公、事務處理、信息傳遞及業務協作，並進行公文、協同、文檔的共享與交換，全面實現跨單位、跨部門的信息共享與業務協同。建立安全可靠的移動辦公平台，不受空間與時間限制，實現隨時隨地，利用碎片時間進行辦公事務的處理。
二、管理難點
各分子公司分散，缺乏統一的管理手段，容易形成信息孤島
各子公司分佈範圍比較廣泛，集中在晉城、朔州等地，距離比較遙遠；所以在人員管理和業務運營方面面臨很多困難和挑戰，主要體現公文流轉、請示報告、合同送審等業務，時間周期長，效率低下；
規章制度還未形成統一的、規範化管理
各種規章制度由股份公司顺利获得郵件或其他方式進行下發，各分子公司無法隨時找到相應的規章制度、法律法規，經濟分析會資料等。
股份機關與分子公司之間缺乏有效的溝通機制
針對企業經營情況，經常進行溝通研讨，但是由於沒有信息研讨的平台，問題解答不及時和重複溝通的情況時有發生。
領導審批流程相對緩慢，耗時耗力。每天都會有數不清的審批需要各級領導審核簽字，但領導們不是在開會，就是在出差，從部門經理到高層，耗時耗力，需充分利用碎片化的時間直接審批，極大的簡化辦事流程，縮短審批時間。
三、企業簡介 
山西蘭花科技創業股份有限公司（以下簡稱：蘭花科創）创建於1998年12月，公司股票1998年12月17日在上交所上市，股票名稱蘭花科創，證券代碼600123。
蘭花科創現有煤炭生產礦井7座，年核定總產能960萬噸，參股41%華潤大寧礦年產能400萬噸，新建240萬噸/年玉溪煤礦和總產能420萬噸/年5座資源整合礦在建。現有化肥生產企業4家，裝置年產能合成氨60萬噸、尿素120萬噸、複合肥15萬噸。現有化工企業3家，裝置年產能甲醇30萬噸、二甲醚20萬噸、己內酰胺10萬噸、硫酸銨15萬噸、環已烷2.8萬噸。
蘭花科創是中國上市公司500強企業，股票先後入選上證50指數、上證180指數、滬深300指數樣本股。先後榮獲「第一批國家級知識產權優勢企業、山西省五一勞動獎狀、山西省功勳企業、山西省第一批創新型企業、上市公司中國證券市場金鼎獎」等多項榮譽，多次入選「中國上市公司競爭力百強、價值百強、內控百強、藍籌百強、納稅百強、回報百強」等排行榜。
四、管理特色
蘭花集團自1977年创建以來，秉承「創新贏得明天」的核心價值觀，在創新中實現了「裂變式增長」，有原來以煤炭為主的企業，开展成以煤和煤化工為主，集新材料、精細化工、旅遊開發、機械製造等多元產業為一體的大型現代化企業集團。在蘭花的开展過程中，管理創新起到了至關重要的作用。
為實現煤和化工开展戰略，挺進全國工業企業500強這一戰略目標，在全公司推行「三大管理」，即全面預算管理、內部管理市場化、企業管理信息化。這一模式中，全面預算是目標，全面預算的過程就是企業經營目標的分解、實施、控制和實現的過程，內部管理市場化是手段，將市場機制由企業外引入企業內，形成以成本為基礎，以節約為前提，以利潤為目標，以工資為主線，以創造價值為核心，以挖掘革新為手段有效管理，形成一個完整的價值鏈，信息化是支撐，信息化管理為各管理流程構建了信息平台，同時為管理力的迅速發揮给予了技術支撐，確保了管理效率的提升。「三大管理」是實現公司戰略目標比不可少的經營執行手段。

五、企業信息化目標

以WEB GIS、列表、圖形、動畫、視頻等多種展示形式，完成全公司範圍內煤礦、化肥、化工、新材料等行業安全、生產、調度、經營等數據的綜合集成和分析，煤礦企業安全監控、人員定位、調度系統、領導帶班、生產要素、工業現場視頻以及化工化肥等其它企業的工業現場視頻信息的聯動顯示與集成，應急救援預案、應急物資與儲備等的管理，事故搶險救災管理以及全員安全知識培訓與考核等，為公司安全生產管理以及應急指揮決策给予數碼化網絡支持，提升全公司安全生產現代化管理水平，提高決策指揮效率。
以移動辦公+網絡辦公+遠程辦公等多種手段，實現全公司管理流程的提速提質與提效，完成採購方及其所屬各分（子）公司的公文、會議、財務以及其它業務等內控管理流程和新聞管理的網絡化、自動化，给予各種個性化應用，實現全公司統一應用集成、統一信息發佈、統一實時通信、統一流程整合、統一數據集成、統一知識管理的六統一平台，實現全公司各層級管理單位網上辦公一體化體系。
六、信息化歷程
蘭花科創在信息化領域耕耘多年，已採購和建設了多套系統，包括：財務系統、項目管理系統、人事管理系統、採購管理系統等。
為有效解決企業生產經營和管理中的信息孤島問題，實現資源共享，提高管理效率。
2017 年，蘭花科創上線安全生產綜合調度指揮系統（調度管理平台、安全生產平台、應急救援平台、安全培訓與考核平台、內控管理平台等），OA系統作為其中子應用，對於OA系統選型，蘭花科創攜手南宫NG28建设，利用OA 辦公系統，實現無紙化辦公和流程化審批；
2018 年，股份本部上線使用了考勤管理，打通協同考勤與人事管理，形成完整的考勤體系；
七、關鍵應用場景

1、總體應用架構

根據蘭花科創的業務框架，綜合考慮組織未來的長期开展，運用先進的技術和理念對組織相關應用系統的結構和邊界進行規劃形成的信息化系統總體藍圖。針對其異地管理、跨區域分支组织、跨地域審批等大範圍協作應用設計的信息資源管控綜合平台。
協同辦公系統是一個綜合性的信息系統，在應用整體規劃上，主要將其劃分為三個層次：多維信息空間（門戶）、辦公基礎應用和業務管理應用、協同管理支撐平台，這個三個部分分別顺利获得門戶整合、插件規範、二次開發接口等與外部各種信息系統實現多種層次的信息集成和應用整合，同時三個層次之間在功能上也是相輔相成、互為補充，消息、安全等機制貫穿始終。
2、關鍵業務應用場景
2.1門戶管理
辦公平台作為統一的工作入口，為員工给予高效率的工作桌面，聚焦組織角色和應用主題，旨在進行組織信息的集中呈現，形成管理路標。
建立統一的信息整合門戶，以員工為中心的工作與信息服務平台，實現全集團崗位工作、管理、溝通、決策的一體化。
關鍵應用價值
顺利获得內部信息門戶建設，可以有效的整合企業信息資源和應用系統，從而達到改進信息訪問，優化應用結構，豐富應用內容，提高使用效率的目的。
門戶風格及欄目內容均可根據企業自身需要靈活定製，從而適應不同信息分類及展現的需要。
2.2集團管理
平台支持集團化多單位架構設置；支持多級單位/部門設置；支持自由調整上級單位/部門；可自由設置單位間訪問權限；隨時調整組織架構靈活適應企業管理髮展。
關鍵應用價值
建立總部组织，授權獨立運營的下屬單位信息系統，支撐分級協作機制管理。
建立多維溝通模型實現部門內及跨單位、職能高動態的溝通，降低溝通成本，提高溝通效率。構建分級信息門戶，顺利获得建立多單位門戶、多業務門戶，提升業務與組織信息對稱水平。共享集團總部資源與制度設計，支持快速低成本、高質量擴張。
2.3流程管理
表格流程是蘭花科創本部與分子公司進行制度化，標準化的管理的一種有效手段，科學化和規範化的表單有組於現代企業不斷提高管理能力和生產效率。
覆蓋股份公司所有行政、人事、財務、合同送審等日常辦公事務的管理需求，全面實現無紙化、網絡化辦公。
關鍵應用價值
顺利获得表單+流程實現各類審批流程的電子化、模板化，規範員工的日常工作行為，為組織给予一個可管、可控、透明可視、權責明確的管理模式，方便領導異地審批、監督和追溯，以達到企業管理制度真正落地的效果。
完全按照股份公司的管理模式，梳理和分析現有管理流程和制度規範，以協同電子化為目標優化現有表單流程；
根據事先定製，流程自動進行流轉，並支持領導會簽、回退、加簽、撤銷等具體操作，可完全模擬真實場景，最大程度的「照章辦事」，並做到權限清晰，預防扯皮；
可以顺利获得表單查詢、統計進行日常工作和數據的匯總，為領導決策给予數據依據；
流程審批全過程可自動轉化為協同記錄，可以歸檔、保存，方便領導查閱。
2.4公文管理
協同辦公平台给予公文管理功能利用工作流的原理來建立公文流轉機制，顺利获得流程模版和流程節點保證公文流程，確保在組織组织變動和人員變動的情況下公文流程無需更新可繼續使用；利用文單確保公文文單與手工文單一致；顺利获得節點權限控制公文的審批批示；顺利获得正文套紅，文單套紅完成正規格式公文，並形成手工文單歸檔；
顺利获得公文交換送達到各個單位，替代人工傳送，保證公文的安全和準確。
公文管理涵蓋了收文管理、發文管理、簽報管理、公文交換、公文督辦、公文統計、公文檔案等幾個部分，實現了各種日常公文格式為用戶给予公文的收發籤、流轉過程和文件歸檔存放、查詢、統計等管理功能，同時也给予公文信息交換、查詢、督辦等功能。
關鍵應用價值
完全模擬手工公文處理的流程，全面實現公文的數碼化處理，覆蓋發文、交換、收文、簽報、歸檔等公文流轉的全周期過程管理，讓組織管理更高效，更快捷！
2.5文檔管理
各類文檔、流程、公文及新聞公告信息等可按照部門及自定義類別進行存儲，支持文件夾單獨授權，並支持在線編輯、操作日誌、版本管理等功能。
關鍵應用價值
實現電子檔案的自動歸檔和分類管理，為股份公司给予統一的文檔庫，分級授權查看。同時為個人给予了類似網絡硬盤的功能，可實現個人電子文檔網絡存儲的功能，支持個人文檔借閱和公共文檔訂閱。同時還可將協同中的流程、公文、新聞公告等進行歸檔管理，將公司的過程型知識進行沉澱和共享。
八、整體應用價值
南宫NG28建设協同助力蘭花集團建立統一內部協同辦公信息門戶，以協同工作為核心，實現信息化工作流統一入口，實現各分子公司內部、部門內部，部門之間的公文處理、業務審批、事務審批等管理全流程運轉；
轉變工作模式，提升工作效率
改變傳統辦公模式，改進管理手段，建立靈活可配的可視化工作流管理平台，實現零代碼的表單流程配置和調整維護。
落實集團管控，提升集團效益
貫徹公司規章制度，加強制度執行力，加強內控與風險管理，優化業務流程，減少管理成本，增加管理效益。 
促進高效協作，責任權限清晰
明確崗位職責分工，實現過程控制和監督，避免工作延誤、誤辦、責任推諉現象，讓工作高效執行，提高跨部門、跨組織的協作能力。
具備移動辦公，信息研讨暢通
可以隨時、隨地在統一桌面環境下一起辦公，全部信息一目了然，第一時間掌握業務動態，加快信息傳遞和研讨，提高信息的實效性。
加強文件管理、促進知識積澱
確保各類文件、報告、知識、經驗等信息資源能得到統一收集、積澱，實現信息的有效轉移和再利用。
有助于文化建設，提升競爭能力
提升全員的信息技術應用能力，提升全員專業素質，提升全員創新能力；充分發揮門戶和虛擬社區的作用，增強股份公司的凝聚力，釋放系統的隱性效益，催生全新的管理理念，形成良好的企業文化，增強快速反應能力，形成組織競爭優勢。
九、關鍵成功要素
該項目之所以取得如此大的成效，離不開蘭花科創和南宫NG28建设雙方領導的大力支持，以及參與團隊的認真付出。
1、雙方項目組的全力投入
南宫NG28建设的項目組成員在項目初期，詳細深入分析企業的需求，深入企業和相關業務人員深入溝通；期間蘭花科創的參與人員也給予了大力的支持，最終在雙方的共同努力下，得以項目成功運行；
2、關鍵部門的大力支持與理解
項目涉及與股份公司本部、分子公司的對接，蘭花科創項目團隊更是協調各方面資源，以目標為導向，全力確保協同辦公系統的成功上線；從上線試運行那天起，很多紙質文件就退出股份機關-秘書處，信息中心、秘書處負責人聯合有助于文件無紙化下發，直接上線運行，以保障成功上線；
3、良好的溝通機制
雙方項目以周例會及階段總結的方式來對項目進行跟蹤和反饋，保障項目按時，保質保量有助于系統上線運行。