南宫NG28建设

一、案例簡述
山西銀行由山西省五家城市商行合併重組而成，銀行管理组织初步組件完成，需新建管理工具，山西銀行剛組建创建，部門人員多、辦公地點分散等因素將導致後續的各類流程的審批不便和時效性滯後等問題，為使行內管理制度、政令有效傳達、落地，同時規範內部管理，加強過程控制，規範流程、提高工作效率、降低辦公成本，擬建設一套覆蓋總、分、支行三級體系全行應用的協同辦公系統，輔助行內完成流程審批和辦公管理的需要，實現管理制度的有效落地。同時在系統的操作易用性、功能靈活性、平台擴展性以及技術開放性上提出明確的要求，顺利获得信息化建設支撐銀行管理的進一步提升和开展。使山西銀行逐步向數碼化、現代化銀行邁進。
二、管理痛點
隨着山西省五家城市商行合併重組，山西銀行剛剛組建创建，部門人員多、辦公地點分散等因素導致後續的各類流程的審批不便和時效性滯後等問題。對山西銀行管理工作帶來新的要求，如何正確處理好行內管理中存在的問題，確保行內各項業務經營持續穩健快速开展，已成為山西銀行重組不得不思考的要事，山西銀行在重組過程中普遍存在着以下問題：
1、制度不健全、缺乏管控手段：山西銀行由五家城市商業銀行重組而成，重組之初各類管理制度不健全，大多管理流程都要依託於原有城市商行的業務制度執行，因此在制度落地及優化層面缺乏有效的管控機制，一定程度上妨礙了業務的召开。
2、業務執行不到位：组织重組、人員更迭，多數人員習慣原有城市商行的管理模式及制度體系，新制度推行往往在執行層面出現偏差，導致執行難以監管，許多問題的產生不是因為沒有制度或制度本身有問題，而恰恰是由於執行中出現了偏差。員工對業務流程不熟悉，造成操作風險隱患。
3、分支行異地的管理跟不上：跨地域辦公模式受地點限制，重要的指令、信息、流程難以第一時間有效的下達和收集。導致分支行與總行審批周期長，成本高，內部溝通不暢、反覆，分支行與總行信息不對稱。
三、企業簡介  
山西銀行是經中國銀保監會批准，於2021年4月28日掛牌開業，以原大同銀行、長治銀行、晉城銀行、晉中銀行、陽泉市商業銀行為基礎，顺利获得新設合併方式設立的省級法人城市商業銀行。
山西銀行註冊資本239.96億元，現有員工7000餘名，擁有分行級组织12家，各類營業網點387個，遍佈全省10個地市、23個區、36個縣，搭建了連接東西、橫跨南北的金融服務網絡。
山西銀行秉承「為公、恆信、義利、共融」的核心價值觀，堅守「服務地方經濟、服務中小企業、服務城鄉居民」的市場定位，把支持地方轉型开展作為山西銀行的天職，緊抓構建新开展格局戰略機遇，緊跟全省產業轉型、項目建設、「六新」突破、民生改善等重點領域，全面提升山西銀行綜合服務能力和經營管理質效，全方位推進我省高質量开展取得新成效，以專業化、綜合化金融服務，助推居民消費升級和生活品質提升。
四、整體管理目標
針對山西銀行戰略的執行，使用協同平台系統的各級領導和人員能將山西銀行戰略快速、準確逐層分解和下達至各承辦單位、部門，及時分析戰略執行情況與結果、山西銀行實時對工作任務辦理過程中遇到的問題給予指導，同時各承辦單位、部門之間能顺利获得協同平台系統進行高效的協調和溝通；
顺利获得協同辦公平台的建設，應用信息技術有效連結山西銀行審批流、信息流、數據流，理順山西銀行的業務流程及信息數據流程。顺利获得信息在各部門的快速傳遞和各管理環節對信息的響應，預防和及時發現經營瓶頸，加強對內部的監控，降低投資、大修項目成本促進戰略目標與績效管理。
五、信息化目標

面向銀行金融服務的業務信息化與面向行內管控支撐的管理信息化構成山西銀行整體信息化架構。
業務信息化由網銀、ATM、信貸等業務系統組成，山西銀行業務信息化的目標是利用更多智能化的技術服務，不斷優化、更新行內業務系統，使業務系統更加安全、穩定。同時運用人工智能技術面向客戶给予更多、更好的智能化、便捷化、一體化服務。為銀行金融業務给予有力的技術支撐與保障。
管理信息化由協同辦公系統、績效系統、HR人力資源系統、財務系統、法務系統等內控管理系統構成。山西銀行依託於協同辦公平台，構建內部管理信息化一張網，顺利获得統一門戶將各個業務系統有機整合，實現身份統一認證，利用協同流程服務打通人力、財務等業務系統流程，使領導、員工能夠顺利获得一個平台快速發起協作、審批事項。將協同移動平台與門戶平台作為行內管理信息化前台。將人力、財務等系統後置，顺利获得緊密集成為業務擴展给予數據、信息支撐，顺利获得門戶、移動將各類辦公、管理、業務按場景、角色、職能给予多樣化的服務應用。
六、信息化歷程
1、業務重組、系統合併
在山西銀行创建之初便設立相關籌備組，組織對各商行的金融業務系統進行重組合併，將櫃面、信貸、存款、手機銀行等各類業務系統融合，為山西銀行的開業奠定基礎。
2、組織重塑、流程再造
隨着山西銀行的重組，各類管理流程、管理制度拯需重建，而制度的落地、優化需要管理信息化平台支撐，因此山西銀行攜手南宫NG28建设，結合行內的組織组织、崗位職責對各類文件流程、制度流程進行梳理、落地優化，截止南宫NG28建设平台能力構建山西銀行管理信息系統主架。
七、關鍵應用場景
1、總體應用架構

山西銀行協同辦公平台全面實現總行、分行、支行的三級管理架構，並託管村鎮銀行的數據，實現董事會、監事會、行領導任務指令的下達、重要業務的審批及相關文件的下發、傳閱；全行的公文管理、信息發佈、會議管理、知識管理、督辦管理、信息系統變更管理、電子簽章管理等。

山西銀行協同辦公系統的建設採用1+3+1的模式進行統籌規劃，統一設計、分步實施的原則進行構建，打造全行統一的綜合管理平台。

1個門戶：構建全行統一的門戶，集成各類管理信息、數據以及未來構建的各個管理系統入口，形成全員統一的工作入口與信息窗口。
3類應用：依託於協同管理平台的技術能力以及後期整合的各類管理系統，為全行辦公人員構建符合山西管理特色的辦公應用（公文處理、流程審批、知識文檔、行內文化宣傳、銀行會務管理、統一協作溝通）、擴展應用（面向行內各個業務單元，結合實際業務需求，利用快速開發平台實現應用和管理的創新，如構建督辦管理、合同管理、印章管理等）、集成應用（打通行內各類管理系統，實現數據資源有效共享和復用，實現一處錄入，多處共享，一平台審批等）
1個統一移動平台：面向全行管理信息化構建統一的移動工作平台，在保障信息、數據安全的前提下實現移動工作、實時審批、統一移動入口、統一工作辦理。
2、關鍵業務應用場景
2.1山西銀行門戶
工作門戶作為山西銀行協同平台的重點建設內容，也是全行員工統一的辦公入口與山西銀行文化的宣傳窗口，山西銀行藉助南宫NG28建设協同平台以員工為核心，以山西文化建設為依託構建山西銀行兩大類門戶：個人工作門戶、信息門戶。個人工作門戶以員工工作為切口，將行內員工的工作按業務類型有序化分類（日常待辦、問題跟蹤、工作提示），同時輔以行內重要通知、諮詢等信息，使員工的工作更加有序，同時信息獲取更加簡潔；信息門戶以總行文化建設為依託，構建覆蓋資訊、通知、論壇研讨、共享學習、信息收集五大板塊內容。將行內文化建設成果全方位呈現，讓員工可以快速、及時、全方位分析山西銀行文化、掌握最新資訊。 
應用價值：
藉助協同平台實現全行統一的工作入口和總行文化宣傳窗口，南宫NG28建设協同平台给予強大的門戶定製能力，幫助山西銀行在短時間、低成本的情況下快速構建兩大場景門戶，滿足行內人員高效工作的需求的前提下亦解決了行內文化建設宣傳難題。同時零代碼快速構建的門戶定製平台為山西銀行後期構建業務門戶以及根據行內文化特色優化現有門戶给予了堅實有力的工具支撐。
2.2公文管理應用
山西銀行作為股份制商業銀行，行內重大決策、重要事項傳達、重要工作請示等均顺利获得紅頭文件形式進行審核、下發。因此公文流轉是山西銀行行辦工作的重點之一，此前行內公文流轉均顺利获得紙質方式審批、下發，山西銀行开展、擴張，在多地開設分、支行，由於異地辦公模式，使得總行的各項指令、事項難以及時得到有效的傳達，各項文件的審簽周期拉長。協同辦公平台建設的重點內容之一就是利用獨特的工作流程引擎構建符合行內日常行文工作的公文管理應用，實現行文件、行辦文件、行函的公文收發全過程，如擬文、審核、覆核、會簽、簽發、編號、套紅、用印、封發、交換、擬辦、批示、承辦等線上全過程辦理。
公文檔案管理：公文檔案是山西銀行制度、通報、決議、重大事項公佈、人事任免等重要指令的載體，也是記錄山西銀行企業管理髮展的重要印證，在傳統辦公場景中山西銀行的公文檔案被統一封存在檔案櫃中很難得以長時間保存，同時封存的檔案不利於各部門、員工及時的調閱、查找，很多重要學習材料難以及時下發給行內員工學習。建立一個全行的共享知識體系結構不断是山西銀行迫切的想法與訴求。協同平台知識管理幫助山西銀行構建了全行統一的知識共享復用中心。與行內公文管理形成聯動，文件成型後按照年度、部門、行文種類自動分類存儲，不僅可以保障公文檔案長期有效保存，同時基於公文檔案設定細粒度的權限共享體系，按照部門、崗位、職務設定不同的文檔權限，即可保障重要文件的安全保密，又可實現權限內檔案的快速查找、調閱。 
應用價值：
在模擬手工公文過程的靈活性和易用性的基礎上，给予個性化的文單配置、流程配置、公文辦理節點定義、公文正文套紅、公文花臉支持等多種個性化配置機制，真實線上還原了行內的文件流轉場景，利用南宫NG28建设靈活工作流引擎，全方位地支持行內、跨地域、跨部門的公文應用，使行政效率和辦公效率大幅度提升
利用公文過程監控，流程日誌記錄，實現審批過程可追溯的管理效果。多維度查詢、統計結合自定義條件查詢，滿足行辦對公文高質、高效管理要求。
構建電子化公文檔案體系將公文流程與檔案管理有機融合，實現公文辦結自動分類歸檔，不僅解決了公文檔案長久保存問題，同時細粒度的權限體系在保障重要文件安全保密的前提下實現了檔案的快速查閱、復用。
2.3知識管理應用
山西銀行知識社區：基於山西銀行知識文檔管理體系構建的全行知識互動平台，將行內的各類規章制度、學習資料、工作手冊等分類化管理。同時建立各部門文檔知識體系庫，實現部門內的文檔的快速共享。同時配以知識積分激勵模式鼓勵員工分享、共建有價值的知識文檔，形成線上的文檔共享平台。 
應用價值：
結構化的知識管理體系有效的將行內的各項知識、文檔結構化管理，同時配以嚴謹的權限控制機制，不僅能實現知識的高效共享，更能保障行內重要資料文檔的安全性與保密性。
社交化的知識分享互動平台配以知識積分體系，不僅能有效激勵員工持续貢獻、分享，更能調動全行實現知識互動，增強了行內的學習氛圍。
2.4流程協作場景應用
山西銀行員工的日常工作離不開彼此的相互協作與行內製度的約定，因此山西銀行流程協作場景可以分為兩大類：日常協作類、制度審批類；面對兩大類的協作流程場景，利用南宫NG28建设協同平台獨特的二元化工作流特性，1、顺利获得柔性流程實現內部上傳下達的順暢溝通，整體實現對業務流程的整體監管與審批，有助于內部制度的嚴格執行，2、顺利获得剛性流程將行內行政、人事、企管、財務、法務、科技等各個部門的審批業務有序落地，實現11類審批業務的有序召开。
科技服務管理流轉：科技服務管理流程是解決行內各層級人員的各類信息系統問題的協調、溝通、解決的有效渠道，全行員工均可針對個人遇到的信息系統問題發起，可自由選擇服務類型；科技工作枱及時予以解決，發起者與答覆者可充分交換意見，解決結果反映到服務表單；實現服務發起、服務答覆、服務解決、服務統計等。科技服務管理流轉有效的解決了傳統辦公模式下信息協調不暢通、工作問題解決不及時、協調不充分的問題。 
應用價值：
表單引擎+流程引擎的自定義方式實現行內各項制度（運營、人力、財務....）有效落地，解決以往內部制度執行不到位，執行力不高的問題。同時配以靈活的流程權限機制，滿足晉城銀行不同場景下的審批需求。強大的分析報表引擎，自定義多維度分析流程數據便於後期統計、追蹤。
「郵件化」的自由協同工具，滿足行內員工日常信息、協作、臨時工作安排，日常資料傳遞等各類協作場景應用，相比傳統郵件引入動態工作流程機制，不僅能有效體現協作成果，更能完整的呈現協作的全過程、全場景。
2.5會議資源管理
行內各部門日常會議較多，行內會議資源有限，常常出現會議資源衝突，行內會議資源申請、協調工作由行辦負責，行辦人員數量有限且工作任務眾多，仍然需要每天接打電話負責會議資源的協調、籌備工作，不僅無法高效有序的召开會議工作，且人力成本浪費極高。協同辦公平台作為輔助行辦工作的管理系統之一，如何有效的管理會議資源、高效有序的實現資源的合理分配，同時減少人員成本，是山西銀行協同辦公平台建設規劃的重點之一。會議管理應用涵蓋會議資源管理、會議安排、會議紀要三大板塊，顺利获得會議資源實現行內會議室及相關會議設備的有序協調，避免衝突出現。會議安排聯動移動終端、PC終端、大屏等多端提醒，線上回執大幅度提高會議通知的及時性。會議紀要聯動公文實現會後任務的有效傳達、部署。
應用價值：
圖形化會議室管理清晰直觀呈現會議資源佔用情況，信息全面快速分辨資源使用情況，申請部門清晰可知，移動掃碼、鼠標拖拽式申請方便、簡潔，同時避免行辦人員對會議資源的協調溝通問題。主題式會議門戶，全方位呈現會議資源、會議召开情況、會議日程、待開會議，讓工作人員一目了然，掌握會議全部動態。會後紀要、公文、任務信息聯動，會議記錄部門可快速發佈、部署相關工作，任務進展實時跟蹤。
2.6督辦管理應用

行內的重點工作、行領導交辦工作需要經由行辦人員進行任務下達並落實責任部門、責任人員。對於任務的執行結果、執行情況行辦人員很難及時跟蹤。同時傳統的工作模式下信息反饋滯後導致任務跟蹤難。山西銀行督辦管理是將行內重點工作顺利获得工作流程形成從任務下達、定期催辦、執行反饋、事後統計為一體的督辦業務體系。利用工作流程動態跟蹤、流程日誌等手段實現對督辦任務的快速跟蹤。

任務督辦下達：針對行內重要會議決議任務安排、行領導重要指示、年度部門重點工作等重要的任務均需要顺利获得行辦工作人員進行整理並及時下達給相關責任部門，在協同平台上線之前行辦重要任務的下達採用傳統的微信、郵件、口頭等方式進行下達，不僅不能形成有效記錄並且不便於行辦準確、及時的追蹤辦理狀態。協同平台上線後改變了傳統的督辦下達方式採用線上任務督辦單快速精準進行任務下達，行辦人員只需要填寫關鍵的工作內容、要求、辦結時限、責任人、任務類型等信息，系統便可自動將推送至相關責任人待辦事項中，實時提醒督辦責任人。藉助流程震盪反饋機制，督辦人與責任人可以針對督辦內容召开線上討論並實現全過程痕跡記錄。保障任務下達協調過程有據可循，協作過程清晰可見。解決了以往任務下達後無據可循、協調溝通不暢問題。 
督辦監督反饋：傳統工作督辦模式下責任人進度的反饋依靠的是微信、郵件、電話等方式，行辦人員需要實時記錄工作督辦的進展，行內重點工作任務多經常出現超期、遺漏等問題，同時無法對每一個任務實時跟蹤辦理進展，檢查超期情況等，這不僅給行辦工作人員增加了繁雜的工作事項，更不利於行內重點工作的有序推展，顺利获得協同可視化工作流程及流程超期處理機制結合晉城銀行的督辦制度，在督辦任務下達時行辦人員可以精準的設置事項的辦結期限以及提前提醒周期，任務到期後系統將自動觸發預警消息至督辦人員與承辦人員，實時提醒，避免承辦人員工作遺忘，同時也便於行辦人員實時追蹤。承辦人員顺利获得督辦單按周期定時填報任務進展、進度、下階段工作計劃，進展填報後系統實時提醒督辦人員跟蹤任務最新進展，並自動記錄任務辦理過程中的每一次進展情況，解決了以往需要行辦人員手工匯總統計的繁雜工作，同時也實現了對任務進展的實時全面追蹤。 
督辦工作全面呈現：藉助系統定製能力，將行內有關督辦業務的數據、流程、信息、進展情況全面集中呈現，使得行辦人員及行領導不用多處查找、翻閱行內任務的辦理跟蹤情況，顺利获得一個按鈕即可全面呈現行內所有任務的辦理跟蹤情況，掌握各部門任務的辦結效率。 
應用價值：
採用表格+流程+智能提醒的方式打破了傳統任務督辦的局限性，利用工作流跟蹤機制，滿足行內領導、相關人員實時跟蹤任務進展。利用自定義分析技術實現任務分類化管理，不同類型任務不同呈現方式。進度條式的進度體現清晰直觀。
結合流程智能提醒機制與任務超期機制實現督辦任務的超期前、超期、超期後的多頻次提醒，實時提醒承辦部門進行反饋，提醒行辦人員進行線下溝通、協調。避免因任務過多，跟蹤不及時而導致的重點任務延期、滯後的情況。
2.7安全可靠的移動實時辦公
領導外出、員工出差異地辦公不断是影響晉行工作效率與審批周期的主要因素之一，而作為金融銀行组织不得不考慮互聯網應用遠程接入的安全性與保密性，因此晉行協同辦公選型之重便是如何在安全可靠的前提下實現遠程移動實時辦公模式。 
快捷實時的移動審批：移動審批解決了領導外出、異地辦公下無法及時審批各類重要事項的問題，顺利获得晉行移動辦公應用可以實時呈現與之相關的重要工作事項、審批業務。領導可顺利获得移動APP實時接收、查閱重要的審批事項，同時亦可一鍵審批處理、查看辦理進度。實現實時、便捷的決策，同時將碎片化時間有效利用處理更多事務，提高工作效率。                
高效便捷批閱文件：山西銀行日常主要的管理工作召开及指令下達均依靠公文召开，領導外出無法及時批閱文件導致很多重要的指令無法第一時間快速傳達，山西銀行移動辦公應用將PC的公文審批場景全面移植到移動智能終端，領導外出時不僅可以方便的查閱行內的相關文件，仍可批閱重要的公文、查閱公文內容、查看各部門審批意見，意見批閱等。使行內的重要指令、通知得以及時有效傳達。
應用價值：
南宫NG28建设移動工作平台從網絡傳輸、身份認證、數據文件不落地等技術手段排除了晉行的憂慮。利用代理機制實現移動與數據的隔離，利用http安全傳輸技術保障數據傳輸的安全性，同時配以硬件綁定技術實現一設備一賬號的實名綁定。在三重安全防護的前提下集合辦公業務、審批業務、移動入口、溝通聯絡與一體，實現山銀掌上移動管理機制。
八、整體應用價值
山西銀行協同辦公平台的上線全面實現了山西銀行三級管理架構，解決領導任務指令的下達、重要業務的審批及相關文件的下發、傳閱；同時輔助行辦及各業務部門實現了線上的公文管理、信息發佈、會議管理、知識管理、督辦管理、科技管理等辦公場景應用。協同辦公平台上線後給我行管理工作帶來極大的便利，主要表現在以下幾個方面：
1、審批效率明顯提升：協同辦公平台上線後解決了山西銀行跨地域、跨部門的限制，公文、制度、請示等各項流程均顺利获得線上快捷辦理。在審批周期上相比傳統的工作模式縮短了1-2個工作日；
2、資源高效協調：顺利获得協同平台會議資源管理、任務督辦管理兩大應用，使得山西銀行在資源調配上更加高效，解決了以往資源衝突問題。同時顺利获得任務督辦模塊有效跟進任務辦理情況大大提升了員工的工作效率，節省了山西銀行的人力成本。
3、知識共享互動機制的建立：利用協同平台不僅將山西銀行內部的管理體系文檔結構化管理，同時將散落在各部門、人員手中的知識文檔有效的收集，知識積分模式的落地激發了行內員工知識共享的潛在力量，同時也形成了行內濃厚的知識互動、學習氛圍。知識互動分享平台配合以知識積分激勵模式，不僅能夠激發員工潛在的知識分享欲望，同時能幫助晉行有效的收集分散在員工層面的各類知識資產，形成行內的知識學習的新模式與新氛圍。
4、移動實時在線：利用加密傳輸、硬件綁定等安全手段實現了行內移動實時辦公，使得領導、員工出差在外或在異地辦公場景下仍然可以實時、高效的協作。
協同辦公平台的上線打破了山西銀行傳統的工作模式，在最少工作習慣改變的前提下實現了實時、高效的審批、協作。
表單+流程雙向定製引擎將山西銀行的制度有效的落地，解決了內控制度落地難、執行難的重要問題。同時配以郵件化的協作溝通工具，有機的將線下的臨時協作場景納入線上高效率辦公。
線上任務督應用的上線不僅解決了傳統工作督辦場景下的跟蹤難、協調難問題。同時藉助流程提醒機制、跟蹤機制實現了督辦的快速提醒、實時跟蹤。
南宫NG28建设協同平台獨特的二元化工作流引擎，強大的流程的定製能力、業務生成器的強大業務定製能力，同時顺利获得個性化業務定製能力幫助山西銀行構建了符合其管理特色的各類業務應用場景。南宫NG28建设協同平台從身份認證到數據保密、安全傳輸等多個機制有機結合保障平台的安全可靠，滿足銀行級安全體系。
九、關鍵成功要素
1、实行前期合理規劃，信息化系統的建設成功的首要前提是前期实行合理的需求設計以及整體的建設規劃，一個合理的規劃能使得信息化建設事半功倍，反之會導致系統建設的失敗。
2、实行需求控制，在項目建設的前期應提前实行需求調研與系統設計的詳細工作，並儘可能細化業務場景與流程，後期建設過程中應能夠合理的控制用戶需求，否則將可能導致系統架構的整體顛覆。
3、建立可行的運行保障制度，一個信息化系統的推廣必須建立健全的運行保障制度，從而保證系統的有效推廣。