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按中醫理論，運動使得經絡氣血通暢，氣血至則肌肉生機勃然，人的身體就顯得輕鬆有勁；氣血長期塞滯，則形成硬結，肌肉酸漲，身體不適。因此很早就有生命在於運動之說。

如果套用這個觀點來看一個組織，也有驚人的相似之處。與人體相似，組織管理中一個極具挑戰性的問題是如何保證信息流的順暢，不出現或少出現信息阻塞、信息衰減和信息誤變。信息在流動過程中出現的問題，最終都無一例外地會在組織完成其使命的過程中暴露出來。人體可以靠運動來通經活脈，那組織靠什麼來維持其生命力呢？協同化的信息系統是一個不錯的也可以說是必然的選擇。

任何組織，無論是緊密型組織、鬆散型組織還是「虛擬」組織，都是為某種目的、職能、作用和使命而存在的，為了達到目的，組織必須很好地被組織起來，這是一般規律。組織在其不同的开展階段，由於其面臨的中心任務有很大不同，因而在組織的管控上會有不同的側重點。然而，無論處於开展的哪一個時期，組織內都會按照職能分成很多部門，每個部門會按職能分成很多崗位，而不同的崗位就會有不同的職責，最後，再為不同的崗位配上不同的人。

通常，部門和崗位設置就很難做到盡善盡美，因為職能的劃分、職責的分解難免會出現矛盾，特別是結合部，或是有重複，或是有遺漏。如果再加上人為的因素，信息流經各個節點難免出現問題。這還只是問題的一個方面，如果涉及跨崗位、跨部門、跨組織的協作時，問題就更加突出了。前不久筆者接觸了某城市信息辦的領導，他就正在與政府的編制管理部門、法制辦一起梳理政府部門的流程。這件事在情理之中，跨部門的流程中容易出現斷點、出現死循環、只有入口沒有出口。

信息社會中信息的載體豐富多樣，但歸納起來也無非就是口頭研讨、紙質傳遞、電子文檔（包括電子郵件）。抽取組織中信息處理和流動的基本規律我們可以發現，口頭研讨雖然是最常見的信息研讨方式，但需要作為知識存儲的或作為證據保存的正式信息，無法只用口頭研讨的方式；紙質傳遞在相當長的時間內，仍然是不可替代的組織信息研讨模式。然而，當網絡和計算機技術越來越普遍地應用於組織管理中的時候，它的傳遞之慢、複製之不便，使得它劣勢凸現；電子文檔（包括電子郵件）對使用網絡和計算機的組織成員而言，基本上不可或缺的信息載體，可是，它的信息離散性、與組織行為的脫節，隨着其廣泛應用，體現的也越來越徹底。

總結組織信息化的經驗教訓，信息化要為組織管理解決的幾個關鍵問題是：信息的有效傳遞、流程的高效執行、結果的充分可驗證以及知識的有序積累。具備這樣特徵的管理信息系統，才是面向未來的、有前途的。伴隨着計算機和互聯網技術的日益成熟，一種將組織中的協作常態固化為軟件形態的組織信息處理軟件應運而生了，這就是協同軟件。協同軟件正是具備這樣的特質。協同從根本上講，是指組織中或跨組織間多人交叉協作地完成多件事情。協同軟件就是為協同事件的處理和管理给予高效的IT工具和平台，具有良好的跨部門、跨組織、跨地域性。無論是在中國還是在國外，協同軟件都已經成為軟件行業里最具成長性的开展分支。

協同軟件與傳統的組織管理軟件不同，它強調解決好組織信息流轉過程中的規則流程和非規則流程，這就是在協同領域內大家公認的「二元工作流」。因為在任何組織中，規則流程解決的是管理中與規章制度相關聯的流程，而非規則流程解決的則是管理中大量偶發的、圍繞組織目標和職能產生的行為，前者佔20－30％，後者佔70－80％。而且，由於組織是動態的，所以協同軟件應該具有極強的靈活性。另外，組織形態千差萬別，行業五花八門，優秀的協同軟件應該是那種具有廣泛適應性的產品。

綜上所述，組織的生命在於協同；依賴IT技術解決好組織的協同，關鍵在於選擇功能強、使用簡潔、能適應組織變化的協同軟件。